Transmission des avis de renouvellement : l’importance de l’accusé de réception

Introduction

La transmission des avis de renouvellement est une étape incontournable en gestion locative. Bien que les outils actuels permettent d’envoyer ces avis rapidement, un élément demeure essentiel : s’assurer que le locataire les a bien reçus.

Une erreur dans ce processus peut entraîner des conséquences importantes, notamment la reconduction automatique du bail aux conditions existantes. La validité de cette démarche repose non seulement sur l’envoi de l’avis, mais surtout sur la capacité d’en démontrer la réception par le locataire.

En pratique, ce n’est pas l’envoi qui pose problème, mais bien la capacité à démontrer la réception. Il est donc important d’adopter des méthodes et des suivis qui permettent de confirmer que l’information a été transmise avec succès.

Le courriel certifié fait partie des solutions modernes utilisées pour améliorer la traçabilité des envois. Toutefois, sa portée juridique peut varier selon le contexte. C’est pourquoi Plexflow travaille en continu à développer des fonctionnalités permettant d’augmenter les éléments de preuve liés à la transmission, notamment en facilitant le suivi de l’accusé de réception.

Dans ce contexte, cet article présente les bonnes pratiques à privilégier, les limites de certains modes de transmission, ainsi que les outils disponibles dans Plexflow pour renforcer vos preuves et améliorer votre suivi.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique.

Envoyer ne veut pas dire recevoir

Envoyer un avis de renouvellement, que ce soit par courriel ou autrement, ne garantit pas que le locataire l’a bien reçu.

Sans preuve de réception :

• Le délai de réponse peut être contesté
• Le locataire peut affirmer ne jamais avoir reçu l’avis
• Le suivi devient plus difficile et risqué

En gestion locative, la preuve de réception est aussi importante que l’envoi lui-même. Le locateur doit donc être en mesure de prouver que l’avis a été effectivement porté à la connaissance du locataire.

Le délai commence à la réception

Dans le contexte des renouvellements, le délai (ex. 1 mois) est généralement lié à la réception de l’avis.

Cela signifie que :

• Le point de départ doit être clair
• Il doit être basé sur une preuve
• Il doit être défendable en cas de litige

Une approche plus sécuritaire : le courriel certifié avec « Clic »

Plexflow propose une solution plus fiable : le courriel certifié avec suivi du “Clic”

Avec cette méthode :

• 📩 Le locataire accède à l’avis via un lien sécurisé
• 🖱️ L’action de cliquer est enregistrée
• 📊 Vous avez un suivi clair et traçable

Le statut « cliqué » indique que le locataire a accédé à son avis via le lien sécurisé.

Que signifie le statut « Clic » ?

Dans Plexflow, le statut « Clic » correspond à une action concrète du locataire.

Cela signifie que le locataire a :

• Reçu le courriel
• Cliqué sur le bouton « Avis complet et options de réponse »
• Accédé à la page de son avis de renouvellement

👉 Le « Clic » augmente la valeur de la preuve, car il repose sur une action volontaire du locataire.

L’importance de la colonne « Reçu »

Dans Plexflow, la colonne « Reçu » est un élément central pour votre suivi.

• Elle représente votre preuve de réception
• Elle permet de déterminer le début du délai de réponse (1 mois)
• Elle vous aide à prioriser vos suivis

Exemple concret

• Les unités avec une date dans la colonne « Reçu » ✔️
• Le locataire a cliqué et consulté l’avis
• ⚠️ Une unité sans date (ex. appartement 2)

👉 Le locataire n’a pas encore cliqué sur le lien du courriel

Le courriel certifié est-il une méthode reconnue juridiquement ?

Le courriel certifié avec suivi du « Clic » est une approche moderne qui vise à améliorer la traçabilité des envois.

Chez Plexflow, nous mettons en place des façons innovantes afin d’augmenter les éléments de preuve liés à la transmission, notamment en facilitant le suivi de l’accusé de réception.

Une preuve améliorée… mais à nuancer

Ce type d’envoi peut s’avérer :

• ✔️ Plus sécuritaire que certains modes traditionnels
• ✔️ Plus traçable (clic, accès, suivi)
• ✔️ De plus en plus utilisé et reconnu dans les pratiques

Notamment parce qu’il repose sur une action volontaire du locataire (clic).

Limite importante

Malgré ces avantages :

Nous ne pouvons pas nous prononcer sur la valeur légale exacte de ce mode de transmission.

Chaque situation peut varier selon :

• Le contexte
• Les preuves disponibles
• L’interprétation des instances (ex. TAL)

La meilleure pratique : combiner technologie et communication

Peu importe le mode de transmission utilisé, la meilleure approche demeure de s’assurer activement de la réception.

Trianguler vos envois (fortement recommandé)

Pour maximiser vos chances et renforcer vos preuves :

✔️ Envoyer l’avis par courriel certifié

✔️ Envoyer un texto pour aviser le locataire

✔️ Faire un appel de suivi au besoin

👉 Exemple de texto :

« Bonjour, un avis de renouvellement vous a été envoyé par courriel. Merci d’en prendre connaissance. Nous vous invitons à vérifier vos courriels indésirables. Si vous ne l’avez pas reçu, merci de nous écrire rapidement.. »

Note:

Les informations présentées dans cet article sont fournies à des fins informatives générales et ne constituent pas un avis juridique. Elles ne remplacent pas les conseils d’un professionnel du droit, adapté à votre situation particulière.

Mis à jour le : 24/03/2026