Suivi des avis de renouvellement individuels dans Plexflow

Avant-propos

Cette capsule explique comment suivre les avis de renouvellement individuels dans Plexflow, de l’envoi de l’avis jusqu’à la réponse finale du locataire.

L’objectif est de vous aider à :

• savoir où suivre chaque avis,
• comprendre comment fonctionne le décompte de 31 jours,
• bien distinguer les réponses automatiques (via Plexflow) des réponses externes (hors Plexflow).

👉 Une vidéo de formation est disponible et présente l’ensemble du processus directement dans Plexflow. Pour plus de détails visuels, nous vous invitons à la consulter.

1. Rappel : les trois grandes étapes du suivi

Pour un avis de renouvellement individuel, Plexflow vous accompagne à travers trois grandes étapes :

1. Envoi de l’avis
2. Accusé de réception
3. Réponse du locataire

Le suivi complet d’un avis de renouvellement consiste à bien documenter ces trois moments.

2. Envoi de l’avis : manuel ou courriel certifié Plexflow

Tout d’abord, il faut choisir le mode d’envoi de l’avis de renouvellement individuel.

2.1. Envois manuels

Vous pouvez documenter un envoi fait à l’extérieur de Plexflow, par exemple :

• Par huissier
• Par courrier recommandé
• En main propre

Une fois le mode sélectionné, une fenêtre s’affiche avec notamment :

• le PDF de l’avis de renouvellement,
• la date d’accusé de réception,
• la réponse du locataire (à compléter au bon moment).

Vous pourrez ensuite indiquer la date à laquelle le locataire a accusé réception, ce qui permet au système de calculer le décompte des jours restants.

2.2. Courriel certifié Plexflow

Lorsque vous choisissez l’envoi par courriel certifié Plexflow, une section supplémentaire apparaît pour le suivi du courriel :

• courriel envoyé,
• courriel ouvert,
• lien cliqué.

Le locataire reçoit un courriel contenant un bouton (par exemple : « Avis complet et réponse »).

C’est au moment où il clique sur ce bouton que Plexflow considère que l’accusé de réception est effectué.

À partir de ce moment :

• le décompte des jours restants s’active,
• l’avis indique le nombre de jours restants pour répondre (31 jours par défaut).

3. Accusé de réception et décompte des 31 jours

L’accusé de réception correspond à la confirmation que le locataire a bien reçu l’avis de renouvellement, sans préjuger de sa réponse.

• Une fois l’avis reçu, le locataire dispose d’un mois (31 jours) pour répondre.
• Plexflow affiche en jaune le nombre de jours restants afin de vous aider à assurer un bon suivi des délais.

Selon le mode d’envoi :

• Courriel certifié Plexflow : le clic sur le bouton de consultation de l’avis déclenche automatiquement l’accusé de réception et le décompte.
• Envoi manuel : vous devez entrer manuellement la date d’accusé de réception, ce qui permet au système de calculer le décompte des jours restants.

4. Réponse du locataire : automatiques vs externes

La réponse du locataire correspond au choix qu’il fait à la suite de l’avis de renouvellement : accepter, refuser ou quitter.

Il est important de distinguer deux grands types de réponses :

1. Réponses automatiques (via Plexflow)
2. Réponses externes (hors Plexflow)

4.1. Réponses automatiques via le courriel certifié Plexflow

Dans le cas d’un avis de renouvellement envoyé automatiquement par Plexflow :

1. Le locataire reçoit l’avis par courriel certifié.
2. Il clique sur le bouton de consultation, voit :

• • les détails de l’augmentation,
  • la date de remise,
  • le nombre de jours restants pour répondre.

3. Il choisit ensuite l’une des trois options de réponse, par exemple :

• • « J’accepte le renouvellement du bail avec ses modifications »
  • « Je refuse les modifications proposées et je renouvelle mon bail »
  • « Je ne renouvelle pas mon bail et je quitterai le logement à la fin du bail »

4. Une fois l’option choisie, le locataire est invité à signer le document officiel de façon numérique (modèle TAL ou modèle personnalisé).

Dès que la signature est complétée :

• la réponse est automatiquement inscrite dans Plexflow,
• une nouvelle période de bail est créée selon les paramètres du renouvellement.

4.2. Réponses externes (hors Plexflow)

Les réponses externes sont toutes les réponses qui ne passent pas directement par le flux automatique du courriel certifié. Par exemple :

• un document papier signé par le locataire,
• un courriel non certifié,
• toute autre confirmation reçue à l’extérieur de Plexflow.

Dans ces situations, il est essentiel de mettre à jour le dossier dans Plexflow pour conserver un historique complet.

1. Ouvrez l’avis de renouvellement individuel dans Plexflow.
2. Repérez l’option indiquant si le locataire a répondu.
3. Cliquez sur l’icône de crayon pour modifier la réponse.
4. Sélectionnez dans la liste déroulante la réponse du locataire, indiquez la date et ajoutez une note ou raison au besoin.
5. Sauvegardez.

Une fenêtre de confirmation vous proposera ensuite :

• de téléverser une preuve de la réponse (document signé, capture d’écran d’un courriel, etc.),
• puis de confirmer votre choix.

Cette étape permet de garder des dossiers précis et bien documentés, même lorsque la réponse a été obtenue en dehors du système.

Mis à jour le : 10/12/2025