Lors de l’envoi des avis de renouvellement dans Plexflow, il peut arriver qu’un locataire mentionne ne pas avoir reçu son avis. Dans la grande majorité des situations, l’avis a pourtant bien été généré et transmis. Le plus souvent, c’est un détail lié aux coordonnées du locataire, aux filtres de messagerie ou à sa façon d’utiliser sa boîte courriel qui fait en sorte que le message passe inaperçu.

Il est important de préciser que tous les courriels envoyés à partir de Plexflow sont des courriels certifiés. Chaque message bénéficie d’une traçabilité technique renforcée ainsi que d’une preuve d’envoi conservée par un tiers de confiance.

Qu'est ce qu'un courriel certifié

Un courriel certifié, c'est un message envoyé par une plateforme spécialisée qui ajoute une valeur de preuve autour du courriel, un peu comme l'équivalent numérique d'une lettre recommandée.

Concrètement, un courriel certifié permet de

• prouver qui a envoyé le message
• prouver la date et l'heure d'envoi
• garantir que le contenu n'a pas été modifié après l'envoi
• obtenir une preuve de remise au destinataire
• Dans le cas spécifique des avis de renouvellement envoyés avec Plexflow, il est également possible de voir si la personne a cliqué sur le courriel, ce qui ajoute une information supplémentaire pour documenter le suivi.

Le service agit comme un tiers de confiance et conserve une trace horodatée du message. Il peut aussi générer un certificat ou un rapport qui pourra être utilisé comme élément de preuve en cas de litige.

Les limites des courriels certifiés

Un courriel certifié renforce la preuve d’envoi, mais il comporte tout de même certains angles morts à garder en tête, par exemple

• Adresse courriel erronée ou plus utilisée, donc le message n’est jamais vu
• Courriel bloqué, classé en pourriel ou dans un onglet secondaire de la boîte de réception
• Adresse partagée entre plusieurs personnes, où une seule lit le message sans le transmettre aux autres

Le locataire dit ne pas avoir reçu son avis : quoi vérifier?

Étape 1 – Vérifier la preuve d’envoi dans la fiche du logement

1. Ouvrez la fiche du logement, puis allez dans l’onglet « Emails ».
2. Repérez la ligne correspondant à l’avis de renouvellement (adresse, catégorie, sujet, date et heure).
3. Vérifiez s’il y a un message d’erreur ou un avertissement. Par exemple, comme sur l’image ci-dessus, un triangle jaune peut afficher :

« L’e-mail n’a pas pu être envoyé, veuillez vérifier l’adresse e-mail ! ».

4. Si un tel message apparaît, corrigez l’adresse courriel du locataire, puis renvoyez l’avis de renouvellement.

Étape 2 – Vérifier la boîte de réception et les courriels indésirables du locataire

Si le courriel a bien été envoyé, demander au locataire de vérifier ses indésirables, ses dossiers de pourriel et ses autres onglets de messagerie, puis de faire une recherche avec le mot Plexflow dans sa boîte de réception.

Préciser que ces vérifications doivent être faites rapidement, car la majorité des fournisseurs suppriment automatiquement les courriels du dossier indésirables après environ 30 jours.

Étape 3 – Vérifier les paramètres et blocages de la messagerie du locataire

Si l’adresse courriel est correcte et que le message reste introuvable, le problème peut venir de la boîte de messagerie du locataire. À ce stade, les causes possibles sont variées, par exemple :

• paramètres de sécurité très élevés dans sa messagerie
• inscription du domaine ou de l’adresse d’envoi Plexflow sur une liste anti-spam
• le locataire s’est désabonné de certains groupes d’envoi utilisés par le fournisseur de courriels de Plexflow
• blocage automatique de certains liens ou pièces jointes
• boîte de réception pleine ou presque saturée

Prochaines étapes si le problème persiste?

Si, après vos vérifications, le locataire affirme toujours ne pas avoir reçu son avis de renouvellement, il est recommandé de sécuriser la situation avec un moyen de transmission reconnu. Selon le contexte, cela peut être un envoi par courrier recommandé, une remise en main propre contre signature ou tout autre moyen accepté par la réglementation en vigueur.

Il est également possible d’envoyer (ou de renvoyer) l’avis par courriel, mais dans ce cas il est important de demander un accusé de réception, idéalement une réponse écrite du locataire confirmant qu’il a bien reçu et pris connaissance de l’avis. Cette confirmation peut ensuite être conservée dans Plexflow.

Recommandations pour limiter les problèmes liés aux courriels certifiés

Même si Plexflow envoie des courriels certifiés avec une preuve d’envoi et une traçabilité renforcée, certains « angles morts » demeurent : erreurs dans l’adresse courriel, filtres antipourriel trop agressifs, boîtes de réception pleines, désabonnements involontaires, etc. Ces situations peuvent créer des tensions, surtout lorsqu’il est question d’avis de renouvellement.

Une bonne pratique simple et peu coûteuse consiste à combiner le courriel certifié avec un SMS d’information. Sur le plan légal, l’avis de renouvellement doit être transmis par un moyen reconnu (courrier, remise en main propre, courriel, etc.), et le SMS ne le remplace pas. Par contre, il est fortement recommandé d’utiliser un SMS pour informer le locataire qu’un avis lui a été envoyé par courriel, l’inviter à vérifier sa boîte (y compris les indésirables) et à vous contacter s’il ne le trouve pas.

L’ajout d’un SMS présente plusieurs avantages concrets :

• Réduire le risque que l’avis passe inaperçu : le locataire reçoit une notification directe sur son téléphone, souvent plus visible qu’un courriel noyé dans la boîte de réception.
• Permettre au locataire de réagir rapidement : si la personne constate qu’elle n’a rien reçu, elle peut vous le signaler pendant qu’il est encore temps de corriger les coordonnées ou de renvoyer l’avis.

En résumé, le courriel certifié assure la preuve et le contenu, tandis que le SMS joue le rôle de rappel proactif à faible coût pour limiter les problèmes de réception.

Mis à jour le : 03/12/2025