Cet article s’adresse aux nouvelles équipes et aux utilisateurs qui débutent avec Plexflow. Il vise à expliquer la logique de structure du système afin de faciliter l’intégration, la configuration initiale et la gestion continue des immeubles et baux. Comprendre cette hiérarchie est essentiel pour éviter les erreurs de configuration et assurer un suivi financier cohérent.

1. La logique du compte dans Plexflow

Comprendre la logique du compte est essentiel lors de l’intégration à Plexflow. Toute l’organisation repose sur une structure hiérarchique où chaque niveau hérite du précédent.

Cette architecture garantit une gestion financière et administrative cohérente, et influence :

• le dépôt des paiements
• la gestion des immeubles
• la collaboration des équipes
• la structure comptable
• les rapports financiers
• le suivi des unités et des baux

Voici comment Plexflow est organisé, du plus large au plus précis.

1.1 Compte principal

Le compte principal est le niveau le plus élevé.

Il représente l’organisation globale — souvent la compagnie ou la société de gestion.

Le compte principal permet de :

• gérer le plan et l’abonnement mensuel
• administrer les équipes et les rôles d’accès
• configurer les intégrations (paiements, signatures, QuickBooks, etc.)
• visualiser et gérer l’ensemble des immeubles

Le compte principal n’est pas partageable avec les équipes.

Il est principalement utilisé pour la gestion administrative de Plexflow ainsi que pour la gestion d’immeubles personnels ou d’immeubles que vous ne souhaitez pas partager avec vos équipes ou sous-comptes.

« Le compte principal est l’espace d’administration centrale où vous gérez votre abonnement, vos équipes et vos immeubles personnels non partagés. »

Note : Le compte principal est aussi utilisé pour gérer des immeubles personnels ou des immeubles que vous ne souhaitez pas partager avec vos équipes ou sous-comptes.

Il est facile à distinguer dans Plexflow, car il affiche un astérisque (*) devant son nom, indiquant qu’il s’agit de l’environnement principal.

1.2 Sous-comptes

Les sous-comptes sont des comptes bancaires distincts créés à l’intérieur du compte principal.

Ils permettent de structurer, séparer et organiser les flux financiers selon la réalité de votre entreprise.

Les sous-comptes sont partageables avec vos équipes, contrairement au compte principal.

Ils constituent l’espace où les gestionnaires, comptables, agents de location et autres membres collaborent au quotidien.

Exemples courants :

• un sous-compte par compagnie

Ou

• un sous-compte par immeuble

Chaque sous-compte est associé à un compte bancaire spécifique, ce qui est essentiel pour :

• déposer les loyers au bon endroit
• associer les dépenses correctement
• générer des rapports financiers séparés
• faciliter la comptabilité par entité

C’est pourquoi il est essentiel de bien connaître votre structure avant la configuration.

Les sous-comptes déterminent :

• où les loyers sont déposés
• comment les dépenses sont associées
• comment les rapports financiers sont regroupés

⚙️ Important : Les immeubles doivent toujours être rattachés au bon sous-compte, puisque c’est ce lien qui détermine leur portefeuille financier.

« Les sous-comptes sont des portefeuilles partageables qui séparent vos finances par compagnie, propriétaire ou immeuble grâce à leur propre compte bancaire. »

Comment reconnaître un sous-compte ?

Dans Plexflow, il est très simple de distinguer le compte principal des sous-comptes :

• Le compte principal affiche toujours un astérisque (*) devant son nom.
• Les sous-comptes, eux, n’ont pas d’astérisque et apparaissent simplement comme des noms d’entités (ex. Clé Urbaine Investissement, Québec Cité Horizon).

Visuellement, cela permet d’identifier rapidement quel environnement est administratif (compte principal) et quels environnements sont destinés au travail d’équipe et à la gestion quotidienne (sous-comptes).

1.3 Immeubles

Les immeubles représentent les adresses physiques administrées dans Plexflow.

Chaque immeuble appartient à un sous-compte et hérite automatiquement de ses paramètres.

Cela détermine :

• le compte bancaire utilisé
• la consolidation des revenus et dépenses
• les rapports financiers générés

Un immeuble mal associé peut causer des erreurs dans la répartition des fonds et la comptabilité.

1.4 Unités

Les unités sont les logements ou locaux commerciaux situés dans un immeuble.

Chaque unité hérite automatiquement :

• du bon immeuble
• du bon sous-compte
• et du bon compte bancaire

Ce lien automatique garantit la cohérence des paiements et des rapports de revenus.

1.5 Périodes (baux)

Une période correspond à une période de bail. (Actif, complété ou programmé)

Chaque bail est créé dans une unité et hérite de toute la hiérarchie :

• unité → immeuble → sous-compte → compte principal

Grâce à cette logique, Plexflow peut :

• générer automatiquement les loyers à venir
• suivre les paiements reçus ou manquants
• créer les échéanciers
• attribuer les revenus à la bonne entité

2. Comprendre la structure organisationnelle

Plexflow est conçu pour refléter la réalité des entreprises immobilières, qu’il s’agisse d’un propriétaire individuel ou d’une société de gestion avec plusieurs entités légales.

Les quatre concepts clés :

1. Société de gestion – entité qui administre les immeubles au nom des propriétaires et perçoit les loyers.
2. Compagnie – représente l’entité légale principale (ex. entreprise inc.).
3. Propriétaire – personne physique ou morale détenant les immeubles; peut être différent de la compagnie de gestion.
4. Compte bancaire – associé à la compagnie, au propriétaire ou à l'immeuble; utilisé pour recevoir les paiements et effectuer les dépôts.

Ces éléments interagissent dans Plexflow pour relier les flux financiers, les rapports et les baux à la bonne entité.

🔑 Les quatre concepts clés à comprendre

Dans Plexflow, la base de toute configuration repose sur la relation entre la compagnie, le propriétaire, la société de gestion et les comptes bancaires. Bien comprendre ces notions permet d’assurer une gestion cohérente des loyers, des rapports et des flux financiers.

2.1 Société de gestion

La société de gestion est l’entité qui administre les immeubles au nom des propriétaires.

Elle peut gérer un ou plusieurs comptes bancaires, percevoir les loyers et reverser ensuite les fonds aux propriétaires selon les ententes convenues.

Plexflow permet de refléter cette relation en liant :

• Les immeubles aux propriétaires
• Les flux financiers à la société de gestion
• Les rapports et suivis à la compagnie principale

2.2 Compagnie

La compagnie représente l’entité légale principale.

C’est elle qui détient le compte Plexflow, le forfait d’abonnement et les droits administratifs.

Après les comptes bancaires, la compagnie est le point de départ de votre structure. C’est elle qui contrôle les immeubles, les utilisateurs, et parfois les flux financiers si les comptes bancaires lui appartiennent directement.

2.3 Propriétaire

Le propriétaire est la personne physique ou morale qui détient les immeubles.

Dans certains cas, il s’agit de la même entité que la compagnie.

Dans d’autres, la société de gestion administre les immeubles pour différents propriétaires.

👉 Exemple :

• Gestion ABC inc. administre pour Mme Tremblay (propriétaire d’un triplex) et Immeubles Québec inc. (autre propriétaire).

Cette distinction est importante, car elle influence les rapports financiers et les flux de paiements.

2.4 Compte bancaire

Le compte bancaire est au cœur du modèle de structure de Plexflow.

Il détermine où l’argent est déposé et à quelle entité il est associé.

C’est ici que plusieurs scénarios sont possibles :

💡 Astuce : avant de créer vos immeubles dans Plexflow, déterminez quelle entité reçoit les loyers et paie les dépenses. Cela évitera de devoir restructurer votre organisation par la suite.

Mis à jour le : 14/11/2025