Envoi groupé des avis de renouvellement : guide rapide

La section Rapport → Avis de renouvellement a été pensée pour vous donner une vue claire sur vos avis, centraliser l’envoi, puis faciliter le suivi des réponses — sans devoir jongler entre plusieurs écrans.

Objectif : générer → valider → envoyer → suivre vos avis, au même endroit.

Avant de commencer

Assurez-vous que :

• Le bail / loyer est bien configuré (locataire, dates, informations de l’unité).
• Les coordonnées du locataire sont à jour (courriel, nom).
• Vous avez les informations nécessaires pour compléter l’avis (ex. augmentation, reconduction, conditions, etc.).
• Vous respectez les délais applicables selon votre situation (Plexflow aide au suivi, mais ne remplace pas un avis juridique).

Étape 1 — Ouvrir la section

1. Allez dans Rapport
2. Cliquez sur Avis de renouvellement

Vous arrivez sur une vue qui regroupe vos avis (selon vos filtres et votre période), avec des indicateurs utiles pour savoir :

• quels avis sont à préparer
• lesquels sont prêts à envoyer
• lesquels sont envoyés
• lesquels ont une réponse / action requise

Étape 2 — Générer vos avis

Dans Avis de renouvellement, sélectionnez la période ou les baux visés, puis :

1. Choisissez les unités / locataires concernés
2. Lancez la génération des avis
3. Vérifiez que les informations (dates, montants, conditions) correspondent à votre intention

💡 Astuce : faites-le en lot si vous avez plusieurs renouvellements à gérer. Ça évite les oublis.

Étape 3 — Vérifier avant l’envoi

Avant d’envoyer, prenez 2 minutes pour valider :

• Le bon locataire (et son courriel)
• La bonne unité / adresse
• Les dates (fin de bail, date d’effet)
• Les montants / changements indiqués
• Les pièces jointes ou informations supplémentaires, si applicable

✅ Cette étape évite 90% des erreurs (mauvais destinataire, mauvais montant, mauvaise date).

Étape 4 — Envoyer l’avis

Une fois l’avis prêt :

1. Cliquez sur Envoyer
2. Confirmez l’envoi (selon le flux affiché)
3. L’avis est alors marqué comme envoyé dans votre suivi

📌 Important : l’envoi via Plexflow permet de garder une trace et de centraliser le suivi, mais conservez toujours vos preuves et documents selon vos besoins.

Étape 5 — Suivre les réponses et l’état

Après envoi, la section Rapport → Avis de renouvellement devient votre tableau de suivi :

• Statut de l’avis (envoyé / en attente / répondu)
• Relances à faire (si nécessaire)
• Vue rapide pour repérer les cas “à traiter”

💡 Astuce : établissez une routine (ex. 2 fois par semaine) pour repérer rapidement les avis sans réponse.

Bonnes pratiques (recommandé)

• Envoyez par lots, puis vérifiez un échantillon avant envoi final si vous avez beaucoup d’unités.
• Ajoutez une note interne quand un dossier est particulier (négociation, entente verbale, situation spéciale).
• Faites vos envois assez tôt pour vous laisser une marge de manœuvre si un locataire répond tard ou si vous devez corriger un détail.

Mis à jour le : 23/02/2026