Cet article explique comment préparer et envoyer un avis de renouvellement individuel dans Plexflow, en suivant un processus simple en trois étapes :

1. compléter le contenu,
2. choisir le modèle et signer,
3. envoyer l’avis au locataire.

💡 À savoir
Plexflow permet aussi d’envoyer des avis de renouvellement en lot (avis groupés pour plusieurs logements). Cet article porte uniquement sur les avis individuels.

1. Étape 1 – Compléter le contenu de l’avis de renouvellement

La première étape consiste à préparer toutes les informations de base de l’avis de renouvellement.

1.1 Accéder à la fiche du loyer

1. À partir de votre tableau de bord, sélectionnez :

• • la propriété concernée;
  • la bonne unité;
  • la période de loyer visée par le renouvellement.

2. Vous arrivez ensuite dans la fiche du loyer.

Cliquez sur l’onglet Renouvellement pour accéder au module des avis de renouvellement individuels.

1.2 Informations du propriétaire

Dans la section propriétaire, vous pouvez :

• vérifier ou saisir le nom du propriétaire;
• inscrire le numéro de téléphone;
• confirmer l’adresse civique.

Ces informations serviront à personnaliser les documents de renouvellement.

1.3 Détails du renouvellement

Vous devez ensuite compléter les éléments principaux du renouvellement :

• la nouvelle période de location (dates de début et de fin);
• la date d’entrée en vigueur du nouveau loyer;
• le nouveau montant de loyer.

1.4 Grille du Tribunal administratif du logement (TAL)

Plexflow vous permet de consulter l’augmentation suggérée par le Tribunal administratif du logement à l’aide de la grille officielle.

• Si vos dépenses sont saisies dans la propriété ou dans l’unité, la grille se complète automatiquement.
• Vous pouvez ensuite imprimer ou enregistrer la grille pour la présenter au locataire et conserver une preuve du calcul.

1.5 Services ajoutés au renouvellement

Vous pouvez ajouter des services qui seront inclus dans le renouvellement, par exemple :

• un stationnement supplémentaire;
• un service Internet;
• tout autre service offert pour ce logement.

Pour chaque service, vous pouvez choisir de l’afficher ou non dans l’avis de renouvellement, à l’aide du petit icône en forme d’œil.

1.6 Modifications aux conditions du bail

Une section est prévue pour détailler les modifications aux conditions du bail, par exemple :

• un nouveau mode de paiement;
• un règlement particulier ajouté ou modifié.

C’est l’endroit où préciser clairement ce qui change par rapport au bail actuel.

1.7 Courriel du locataire et historique

Dans cette même page, vous pouvez :

• confirmer le courriel du locataire, utile si vous prévoyez un envoi par courriel certifié Plexflow;
• consulter l’historique des renouvellements créés à partir de cette fiche, afin de voir ce qui a déjà été préparé ou envoyé.

Une fois toutes ces informations complétées, cliquez sur « Préparer les documents ».

Plexflow enregistre alors le contenu de l’avis pour l’appliquer à un modèle.

2. Étape 2 – Choisir le modèle, ajouter les annexes et signer

La deuxième étape consiste à choisir le modèle de document, ajouter les annexes nécessaires, puis signer l’avis de renouvellement.

2.1 Choisir le modèle de l’avis

Dans Plexflow, vous avez deux options :

• utiliser le modèle par défaut du Tribunal administratif du logement;
• utiliser un modèle personnalisé créé dans le module Signatures de Plexflow.

À cette étape :

• vous pouvez choisir un modèle déjà configuré, ou
• cliquer sur « Utiliser votre propre modèle » pour créer un nouveau modèle (ajout de champs, signatures, puis enregistrement comme gabarit pour usage futur).

📝 Par défaut

Si aucun modèle n’est sélectionné, le formulaire officiel du Tribunal administratif du logement sera utilisé automatiquement.

2.2 Choix de la langue (modèle TAL)

Si vous utilisez le modèle du Tribunal administratif du logement, c’est également dans cette étape que vous pouvez choisir la langue du document (français ou anglais, selon ce qui est proposé dans votre compte).

2.3 Ajouter des annexes

Plexflow vous permet d’attacher des annexes qui suivront le modèle principal, par exemple :

• les règlements de l’immeuble;
• une politique de stationnement;
• des documents spécifiques à la propriété.

Vous pouvez :

• téléverser un document à partir de votre ordinateur;
• ou choisir un modèle d’annexe déjà existant dans l’onglet des modèles.

2.4 Signature de l’avis

Avant de passer à l’envoi, vous devez :

1. Vérifier le contenu de l’avis (montant, périodes, services, conditions, etc.);
2. Confirmer le modèle choisi (TAL ou personnalisé);
3. Signer l’avis de renouvellement dans Plexflow.

Cette signature confirme le contenu qui sera envoyé au locataire.

3. Étape 3 – Choisir le mode d’envoi et les options de suivi

La troisième étape concerne l’envoi de l’avis de renouvellement au locataire et la gestion du suivi.

3.1 Prévisualiser l’avis

Avant l’envoi, vous pouvez visualiser l’avis pour vérifier que tout est conforme :

• montants;
• dates;
• conditions;
• annexes.

Cela vous permet de corriger au besoin avant la transmission officielle.

3.2 Envoyer l’avis au locataire

Lorsque tout est prêt, cliquez sur :

« Envoyer la demande de renouvellement au locataire »

Vous devez ensuite sélectionner le mode d’envoi :

• Courriel certifié Plexflow;
• ou envoi manuel :
• • par huissier;
  • par courrier recommandé;
  • en main propre, selon vos pratiques.

3.3 Courriel certifié Plexflow : rappels et programmation

Si vous choisissez le courriel certifié Plexflow, vous pouvez :

• définir la fréquence des rappels envoyés au locataire pour l’inviter à signer;
• choisir entre un envoi immédiat ou un envoi ultérieur en sélectionnant « Envoi manuel ».

Vous pouvez aussi déterminer ce qui se passe en cas de non-réponse après un mois, par exemple :

• décider si le loyer sera automatiquement renouvelé selon les conditions indiquées.

Mis à jour le : 05/12/2025