Synchronisation des factures de loyer entre Plexflow et QuickBooks

La synchronisation des factures de loyer permet de transférer automatiquement les factures créées dans Plexflow vers votre compte QuickBooks.

Avant de commencer, nous vous recommandons de consulter la première vidéo ou le premier guide portant sur la connexion entre Plexflow et QuickBooks, puisque cette étape doit déjà être complétée.

Étape 1 – Vérifier que QuickBooks est bien connecté

Rendez-vous dans 👤 Profil > Mon compte > Intégration.

Vous y verrez notamment l’identifiant de l’entreprise QuickBooks.

Cet identifiant est un élément important, puisqu’il agit comme une clé d’accès entre Plexflow et le bon compte QuickBooks.

Autrement dit, cet identifiant permet à Plexflow de transmettre les informations vers le bon environnement QuickBooks.

Étape 2 – Vérifier les paramètres de synchronisation

Toujours dans la section Intégration, assurez-vous que les paramètres de synchronisation sont bien configurés.

Le paramètre important à activer ici est celui de la synchronisation des factures de loyer.

Pour que Plexflow puisse transférer les factures de loyer vers QuickBooks, cette option doit être activée.

À noter :
Le paramètre lié à la synchronisation des dépenses correspond à un autre volet, distinct de la synchronisation des loyers.

Étape 3 – Choisir le mode de synchronisation des classes

Plexflow offre trois options de synchronisation pour le classement des factures dans QuickBooks :

1. Sans classe

Aucune classe ne sera associée à la facture dans QuickBooks.

2. Classe

La facture sera associée au nom de la propriété Plexflow comme classe dans QuickBooks.

3. Sous-classe

La propriété sera utilisée comme classe et l’unité sera utilisée comme sous-classe dans QuickBooks.

Ce paramètre est utile si vous souhaitez organiser vos factures avec plus ou moins de précision dans vos rapports QuickBooks.

Étape 4 – Choisir le nom du client à synchroniser

Le paramètre de synchronisation du client détermine le nom qui apparaîtra sur la facture dans QuickBooks.

Plexflow vous offre deux choix :

• afficher le nom du locataire principal
• afficher le nom du locataire défini comme payeur

Cela vous permet d’adapter la synchronisation selon votre méthode de gestion.

Étape 5 – Définir la date de début de la synchronisation

Vous pouvez ensuite configurer une date de début de synchronisation, si vous souhaitez en préciser une.

Si vous définissez une date, seules les factures à partir de cette date seront synchronisées.

Les factures antérieures ne seront donc pas transférées vers QuickBooks.

Étape 6 – Activer les immeubles à synchroniser

Enfin, vous devez vous assurer d’activer la synchronisation pour chacun des immeubles concernés.

Seuls les immeubles activés dans cette section pourront transmettre leurs factures vers QuickBooks.

Sans cette activation, la synchronisation ne pourra pas s’effectuer pour l’immeuble en question.

Étape 7 – Vérifier qu’une facture est présente dans Plexflow

Une fois le paramétrage terminé, une facture doit déjà être présente dans Plexflow pour permettre la synchronisation.

S’il n’y a actuellement aucune facture à synchroniser, aucun transfert ne sera effectué vers QuickBooks.

Étape 8 – Créer une nouvelle facture

Pour permettre la synchronisation, vous devez d’abord créer une nouvelle facture.

Pour ce faire :

1. Rendez-vous dans la fiche du logement
2. Accédez à la section Loyer à venir
3. Procédez à la collecte d’un mois de loyer

Cette action créera une nouvelle facture dans Plexflow, qui pourra ensuite être synchronisée vers QuickBooks.

Étape 9 – Repérer le numéro d’identification de la transaction

Une fois le mois collecté, un numéro d’identification de la transaction apparaîtra.

Ce numéro permet de :

• repérer la transaction
• faire le lien entre Plexflow et QuickBooks
• confirmer le suivi de la synchronisation entre les deux plateformes

Étape 10 – Vérifier l’état de la synchronisation

Dans la section de synchronisation, vous pouvez voir le nombre de factures restantes à synchroniser, s’il y en a.

Comme la synchronisation prend habituellement quelques secondes par facture, un simple rafraîchissement de la page vous permettra généralement de voir ce nombre diminuer progressivement.

Étape 11 – Comprendre le fonctionnement avec plusieurs encaissements

Si deux encaissements sont effectués, le système générera deux numéros d’identification distincts.

Du côté de QuickBooks, deux factures seront alors créées, en fonction des montants associés à chacun des encaissements.

Étape 12 – Comprendre la mise à jour automatique des montants

Il est important de savoir que si vous modifiez :

• le montant de la facture
• ou le montant des encaissements

Plexflow synchronisera automatiquement ces changements avec QuickBooks.

Autrement dit, si une modification est apportée après la création initiale, les informations seront automatiquement mises à jour du côté de QuickBooks.

À retenir

Pour que la synchronisation des factures de loyer fonctionne correctement, vous devez :

• connecter Plexflow au bon compte QuickBooks
• activer la synchronisation des factures de loyer
• configurer les bons paramètres
• activer les immeubles concernés
• créer une facture dans Plexflow

Une fois ces éléments en place, les factures devraient se synchroniser automatiquement avec votre compte QuickBooks.

Mis à jour le : 17/03/2026