Renouvellement de bail dans Plexflow

Avec Plexflow, gérer les renouvellements de bail devient simple et rapide. Vous pouvez lancer un renouvellement, transmettre la proposition au locataire pour approbation et en suivre l’avancement directement depuis la plateforme.

Identifier les baux à renouveler

Vous n’avez plus à craindre d’oublier un contrat qui arrive à échéance.

1. Rendez-vous dans l’onglet Aperçu.
2. Localisez le widget Loyers à renouveler.
3. Vous verrez immédiatement la liste des baux qui nécessitent une action.

Depuis ce widget, vous pouvez :

• Initier un renouvellement en quelques clics.
• Ou indiquer que le bail ne sera pas renouvelé.

Comment initier un renouvellement ?

1. Depuis l’onglet Propriétés, sélectionnez l’immeuble puis le logement concerné.
2. Vérifiez la période active afin de choisir la bonne période de bail à renouveler.
3. Accédez ensuite à l’onglet Renouvellement.

Compléter l’avis pas à pas

1. Vérifier les informations du propriétaire

• Les coordonnées du propriétaire s’affichent automatiquement.
• Assurez-vous qu’il s’agit bien des informations du propriétaire de l’immeuble et non de la société de gestion immobilière.
• Confirmez que l’adresse et le numéro de téléphone sont exacts.

2. Définir les détails du renouvellement

• Début de location : sélectionnez la date de début du nouveau bail.
• Fin du bail : précisez la date de fin.
• Loyer de base ($) : entrez le montant du loyer.
• Taxe : choisissez si le loyer est taxable ou non.
• Vous verrez aussi une augmentation suggérée calculée selon la grille du TAL, que vous pouvez appliquer si nécessaire.

3. Ajouter les services et modifications des conditions du bail

• Vous pouvez attribuer un ou plusieurs services (ex. : stationnement, électroménagers).
• Si des ajustements sont nécessaires, utilisez la zone Autres modifications pour préciser les conditions du bail.Exemple : transformer le logement en unité non-fumeurs.

4. Confirmer les locataires concernés

• Vérifiez que les adresses courriel des locataires apparaissent correctement.
• Cochez ceux qui renouvellent le bail.

5. Préparation de l'Avis

• Renouveler manuellement : cette option correspond à la remise de l’avis en mains propres au locataire.

👉 Il est fortement recommandé de conserver une copie numérisée de ce document pour vos dossiers.

• Préparer les documents : cette option vous permet d’envoyer l’avis par voie électronique afin que le locataire puisse le recevoir et l’approuver par courriel.

6. Choisir le modèle

• Par défaut, Plexflow génère l’avis avec le modèle TAL.
• Vous pouvez remplacer ce modèle par votre propre document.

7. Ajouter les annexes de renouvellement

• Dans la section Annexes de renouvellement, vous pouvez joindre des fichiers complémentaires.
• C’est ici que vous pouvez ajouter :
• • des ententes de rabais,
  • des documents explicatifs (ex. nouvelles règles de l’immeuble),
  • ou encore des documents liés aux modifications des conditions du bail.

8. Configurer les rappels aux locataires

• Définissez la fréquence des rappels automatiques envoyés aux locataires (par défaut : toutes les 48 h).
• Activez ou désactivez cette option selon vos besoins.

9. Définir les conditions automatiques

• L’option Envoi manuel vous permet de gérer vous-même le déclenchement de l’envoi électronique du renouvellement.
• Contrairement à l’envoi entièrement automatisé, vous décidez du moment exact où l’avis est transmis aux locataires.
• Vous pouvez définir un horaire personnalisé (ex. date précise d’envoi).

10. Définir les conditions automatiques

• Si un locataire ne répond pas dans un délai d’1 mois, le bail est considéré comme renouvelé automatiquement.
• Vous pouvez aussi activer l’option qui valide le renouvellement dès qu’un seul locataire accepte, même si les autres n’ont pas répondu.

11. Finaliser le renouvellement

• Choisissez la langue du document (Français ou Anglais).
• Prévisualisez l’avis officiel du TAL.
• Signez électroniquement pour lancer le processus ou annulez si nécessaire.

12. Envoyer la demande de renouvellement

• Sélectionnez le mode d’envoi :
• • Par courriel certifié Plexflow
  • Manuellement (huissier, courrier recommandé, main propre).

13. Suivre l’envoi et les réponses

• Vérifiez pour chaque locataire si l’avis a été livré, ouvert ou cliqué.
• Le statut s’actualise en temps réel.
• Possibilité d’annuler le renouvellement en cours.

14. Enregistrer la réponse des locataires

• Cliquez sur Pas encore répondu pour saisir une réponse reçue en dehors de Plexflow.
• Choisissez le statut, la date et ajoutez une note si nécessaire.

15. Confirmer une réponse manuelle

• Plexflow affiche un message de confirmation.
• Il est recommandé de téléverser une preuve (document signé, courriel de confirmation).
• Cliquez sur Oui, continuer pour enregistrer la réponse.

Mis à jour le : 15/09/2025