Articles sur : Gestion fiscale et des baux

Renouvellement

La gestion des renouvellements est super simple dans Plexflow. Vous pouvez initier un renouvellement, l'envoyer au locataire pour approbation et suivre sa progression directement sur la plateforme.

Quels loyers sont à renouveler ?

Il peut parfois être difficile de savoir quels contrats de bail doivent être renouvelés prochainement. Avec Plexflow, ce souci n'existe plus. Vous pouvez simplement accéder à l'onglet et rechercher le widget "Loyers à renouveler".

À partir de ce widget, vous pouvez rapidement voir quels sont les loyers les plus urgents à renouveler. Directement sur le widget, vous pouvez initier le renouvellement ou le marquer comme Ne renouvellera pas

Renouveler

Commencez par cliquer sur le bouton renouveler pour lancer le processus de renouvellement. Cela vous amènera à la page de renouvellement de ce loyer, où vous pourrez saisir les informations de renouvellement.

Procédez ensuite au remplissage des informations de renouvellement

Approbation du renouvellement en dehors de Plexflow

Si vous souhaitez obtenir l'approbation du renouvellement en dehors de Plexflow (c'est-à-dire en appelant/envoyant un e-mail directement au locataire), vous pouvez ignorer la saisie des e-mails des locataires et cliquer directement sur le bouton

Assurez-vous d'abord d'obtenir l'approbation du locataire avant de cliquer sur le bouton Renouveler manuellement, car une fois que vous aurez cliqué sur ce bouton, le nouveau loyer sera immédiatement configuré avec les informations de location mises à jour.

Approbation du renouvellement dans Plexflow

Si vous souhaitez que Plexflow envoie des e-mails aux locataires avec les informations de renouvellement et demande leur approbation, veuillez vous assurer que tous les e-mails des locataires sont remplis.

Ensuite, vous pouvez envoyer les formulaires par voie électronique aux locataires en sélectionnant la langue

Plexflow générera alors le formulaire de renouvellement qui sera envoyé au Locataire. Vous pouvez procéder à sa signature avant de l'envoyer au locataire.

Suivi du renouvellement

Une fois que vous avez signé et soumis les formulaires de renouvellement via Plexflow, vous pouvez toujours revenir à la page Loyer -> onglet Renouvellement en haut de la page afin de suivre la progression du renouvellement.

Voir le document de renouvellement signé

Vous pouvez également cliquer sur le lien Voir le renouvellement pour voir le document de renouvellement qui a été envoyé. Une fois que les locataires ont signé le document, vous pouvez également revenir ici et cliquer sur le lien Voir le renouvellement pour voir le document signé.

Voir l'ancien document de renouvellement signé

Une fois que le flux de renouvellement est terminé et que la fin de la période de location en cours est atteinte, le loyer en cours sera marqué comme terminé. Un nouveau loyer sera également créé avec les nouveaux détails (basés sur ce qui a été rempli dans le renouvellement). Si vous avez encore besoin de voir le document de renouvellement qui a été signé, vous pouvez toujours revenir au loyer précédent (c'est-à-dire celui terminé dans la page de l'unité) -> cliquez sur l'onglet renouvellement -> et voir le lien de renouvellement pour voir le document signé .

Courriel certifiés

Tous les emails envoyés par Plexflow pour les renouvellements sont certifiés et utilisables en cas de poursuites judiciaires. A tout moment si vous souhaitez intenter une action en justice contre un locataire qui prétend n'avoir jamais reçu le mail, il vous suffit de vous rendre sur la page de Loyer -> onglet Renouvellement

Cliquez sur le bouton pour afficher les détails du courriel certifié. Vous pouvez également cliquer sur le bouton pour obtenir une version PDF de l'e-mail certifié.

Ne renouvellera pas

Si votre locataire ne renouvellera pas, vous pouvez le marquer directement sur le widget.

Cela marquera le loyer comme "Non renouvelé", le suivant ainsi dans l'autre widget "Loyers vacants prochainement". Vous pouvez toujours revenir à ce widget pour voir quels loyers ne seront pas renouvelés.

C'est une excellente vue pour voir quels loyers exigent que vous vous prépariez à faire de la publicité pour l'unité et que vous commenciez à chercher des locataires.

Si vous ne voyez pas le widget Loyers à renouveler dans l'onglet Aperçu, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton en haut à droite de la page.