Réaliser une cession de bail dans Plexflow

Avant-propos — Comprendre la cession de bail

Avant de réaliser une démarche dans Plexflow, il est important de bien distinguer la cession de bail de la sous-location, car leurs effets sont très différents.

La cession de bail

La cession de bail signifie que le locataire cède son bail existant dans son intégralité à une autre personne (le cessionnaire).

• Cette cession inclut tous les droits et obligations prévus au bail, ainsi que ses parties intégrantes comme les annexes, conditions particulières et obligations additionnelles (ex. stationnement, électroménagers, clauses spécifiques).
• À compter de la date de cession, le locataire initial est libéré de toute responsabilité.
• Le cessionnaire devient le nouveau locataire officiel aux yeux du propriétaire, avec exactement les mêmes responsabilités et avantages que le locataire sortant.

La sous-location

La sous-location est une démarche différente : le locataire principal conserve son bail, mais loue temporairement le logement à un sous-locataire.

• Le locataire initial demeure responsable de toutes les obligations envers le propriétaire (paiement du loyer, entretien, respect des clauses).
• Le sous-locataire n’a pas de lien direct avec le propriétaire : en cas de problème, c’est toujours le locataire initial qui doit assumer les conséquences.

Étape 1 — Ouvrir l’unité du locataire

La première étape pour réaliser une cession de bail consiste à retrouver le logement du locataire qui quitte.

1. Allez dans l’onglet Propriétés du menu principal.
2. Repérez l’unité correspondant au locataire concerné.
3. Une fois dans la fiche de l’unité, ouvrez la section Loyer. C’est là que se trouvent les informations du bail actif et que vous pourrez amorcer la cession.

Étape 2 — Ajuster la date de fin du bail

Avant de céder le bail, il faut s’assurer que la date de fin corresponde à celle indiquée sur l’Avis de cession de bail.

1. Dans la section Loyer, cliquez sur le bouton Modifier.
2. Repérez le champ Date de fin du bail.
3. Remplacez la date actuelle par celle inscrite sur l’Avis de cession de bail, puis enregistrez vos changements**.

**À noter : si l’Avis de cession indique que la cession aura lieu le 1er octobre, il est recommandé d’inscrire la fin du loyer au 30 septembre. Cela garantit une transition claire entre l’ancien et le nouveau locataire et permet de ne pas impacter les collectes, en évitant que deux baux se chevauchent pour le même mois.

Étape 3 — Arrêter le loyer

Pour préparer une cession de bail, il faut d’abord mettre fin au bail actuel du locataire sortant.

1. Dans la section Loyer, cliquez sur le bouton rouge Arrêter loyer.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez Arrêter loyer (et non Supprimer loyer).
3. Le bail du locataire est ainsi marqué comme terminé, ce qui permet de créer la cession pour le nouveau locataire.

Étape 4 — Préparer le nouveau loyer

Une fois le bail du locataire sortant arrêté, vous devez créer le nouveau loyer pour le cessionnaire.

1. Dans la section Loyer de l’unité, cliquez sur Préparer un nouveau loyer.
2. Sélectionnez l’option Sans bail.
3. Entrez les informations du nouveau locataire.

Note importante : le nouveau loyer doit reprendre exactement les mêmes dates que celles indiquées sur le bail original.

Exemple : si le bail initial couvre la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026, il faut conserver ces mêmes dates, même si la cession prend effet le 1er octobre 2025.

Sinon, cela pourrait affecter la génération des Avis de renouvellement.

Étape 5 — Supprimer les factures déjà produites

Lors d’une cession de bail, il y aura toujours des factures déjà produites qui concernent l’ancien locataire. Comme ces factures ont déjà été payées, elles doivent être annulées pour éviter toute confusion.

1. Accédez à la section Loyers de l’unité.
2. Repérez les factures déjà payées (elles apparaissent souvent avec le statut En retard).
3. Cliquez sur Modifier, puis choisissez l’option Annuler ce paiement et confirmez.

De cette façon, vous vous assurez que les factures liées à l’ancien locataire sont effacées et que la nouvelle facturation démarre proprement avec le locataire cessionnaire.

Résumé du processus de cession de bail

• La cession de bail transfère l’ensemble du bail (droits, obligations, annexes) à un nouveau locataire, libérant l’ancien de toute responsabilité.
• Dans Plexflow, il faut d’abord ouvrir l’unité concernée et accéder à la section Loyer.
• La date de fin du bail doit être modifiée pour correspondre à celle indiquée sur l’Avis de cession de bail.
• Le nouveau locataire (cessionnaire) est ensuite ajouté et prend officiellement la place de l’ancien dans Plexflow.
• Les factures déjà payées par l’ancien locataire doivent être annulées (souvent affichées “En retard”), afin de repartir sur une base propre avec le cessionnaire.

Mis à jour le : 11/09/2025