Il existe 2 types d'options de suivi de la collecte des loyers dans Plexflow. Lors de la mise en place d'un loyer vous pouvez décider d'encaisser votre loyer auprès du locataire en dehors de Plexflow (encaissement manuel) ou directement sur la plateforme (ePayment).

1. Collecte manuelle

La collecte manuelle des paiements offre la flexibilité de poursuivre la collecte des loyers à l'ancienne.

Cette option est idéale pour :

• Locataires non férus de technologie
• Locataires qui préfèrent simplement envoyer des chèques ou des virements électroniques tous les mois

Cette option est disponible pour permettre une flexibilité avec certains de vos locataires les plus anciens. Cependant, vous devez être conscient de certains des problèmes courants que nous avons entendus de la part des propriétaires, des investisseurs immobiliers et des gestionnaires immobiliers concernant cette méthode de collecte.

Lorsque vous atteignez une certaine échelle (environ 10 unités et plus), il devient très difficile de savoir qui a payé quels mois, surtout lorsque certains locataires paient partiellement. Même le locataire bien intentionné peut souvent oublier de payer son loyer à temps, ce qui nécessitera un suivi.

2. Collecte de paiement électronique

L'option d'encaissement ePayment est l'option recommandée lors de la mise en place d'un loyer car elle permet de nombreux avantages :

• Recevoir les paiements de loyer à temps
• Suivi automatisé des loyers entièrement payés
• Notifications par e-mail et application lorsque le paiement du loyer a échoué
• Traçabilité des locataires ayant un historique de loyers impayés

Le paiement électronique présente de nombreux avantages par rapport à la méthode de collecte manuelle, c'est pourquoi nous vous recommandons d'utiliser cette option lorsque cela est possible.

2.1 Sécurité et confidentialité

La sécurité et la confidentialité sont notre priorité absolue chez Plexflow, c'est pourquoi nous construisons la plate-forme à partir de zéro avec la sécurité au cœur. Nous savons que vos informations bancaires sont très importantes, c'est pourquoi nous ne stockons aucune de vos informations bancaires sur notre plateforme.

Au lieu de cela, nous nous sommes associés à une entreprise de pointe spécialisée dans le stockage sécurisé des informations bancaires et les transactions. Leur seul but est de s'assurer que vos informations bancaires sont stockées en toute sécurité et que chaque transaction est traitée avec la plus grande sécurité.

2.2 Flexibilité

Nous savons que vous pourriez avoir plusieurs comptes bancaires vers lesquels vous aimeriez que certains loyers soient acheminés et chez Plexflow, nous nous efforçons de vous simplifier la configuration. Chaque sous-compte vous permet de configurer un compte bancaire séparé pour recevoir les loyers.

Cela signifie que certains loyers peuvent être acheminés vers un compte bancaire, tandis que d'autres loyers sont acheminés vers un autre. Ne vous inquiétez pas, nous allons vous montrer comment configurer cela.

2.3 Avantages des paiements préautorisés électroniques

Les avantages du paiement préautorisé sont les suivants :

1. Prévisibilité des paiements : les paiements préautorisés se produisent à des dates prédéterminées, ce qui permet aux utilisateurs de planifier et de budgétiser en conséquence.

2. Économie de temps : les paiements préautorisés peuvent être automatisés, ce qui réduit la nécessité de les effectuer manuellement chaque mois.

3. Sécurité : les paiements préautorisés sont généralement sécurisés par des protocoles de cryptage de données et des systèmes de vérification d'identité, ce qui réduit les risques de fraude et de vol d'identité.

4. Fiabilité : les paiements préautorisés sont moins sujets aux erreurs humaines, ce qui peut réduire les risques d'impayés ou de double paiement.

5. Convenience : les paiements préautorisés peuvent être effectués sans devoir entrer les informations de paiement à chaque fois, ce qui peut être plus pratique pour les utilisateurs.

6. Flexibilité : les paiements préautorisés peuvent souvent être modifiés ou annulés à tout moment, ce qui permet aux utilisateurs de contrôler leurs finances de manière plus flexible.

2.4 Processus d'un paiement préautorisé électronique

2.5 Processus d'un paiement préautorisés électronique via un spécimen de chèque

3. Mise en route

Pour commencer avec ePayments, vous devez d'abord configurer vos informations bancaires sur Plexflow, de cette façon nous pouvons acheminer les paiements vers votre compte bancaire.

• Cliquez sur la petite icône de personne

• Sélectionnez ensuite Plan
• Cliquez sur l'onglet Compte
• Sous la deuxième section intitulée Intégration
• Cliquez sur Obtenir vérification

• Une fois que vous aurez cliqué sur ce bouton, il faudra généralement entre quelques minutes et un maximum de quelques heures pour être approuvé.
• Vous recevrez un e-mail une fois votre demande approuvée, vous pourrez ensuite revenir à cette section pour procéder à la configuration du compte bancaire.

4. Etablir un nouveau loyer avec ePayment

Pour configurer un nouveau loyer avec paiement automatic, suivez simplement ces étapes

• Préparer un nouveau loyer
• Lorsque vous accédez à la section Modes de paiement

• Sélectionnez Virement bancaire ou Carte de crédit selon le mode de paiement que votre locataire utilisera
• Cela affichera un nouveau champ en dessous appelé Recevoir le paiement lors de la confirmation du bail activez cette option si vous souhaitez percevoir un montant de loyer initial dès que le locataire confirme le bail
• Procédez ensuite au flux habituel de préparation d'un loyer

5. Conversion du loyer existant en paiement électronique

Si vous avez déjà configuré un loyer dans Plexflow et que vous souhaitez le convertir en paiement automatique, vous pouvez simplement vous rendre sur la page de loyer et faire défiler jusqu'à la section Factures à venir.

Vous devriez voir un bouton vert sur le côté droit appelé "Convertir en paiement électronique". Vous pouvez cliquer dessus et choisir si vous souhaitez que le locataire reçoive un e-mail et connecte son compte bancaire (méthode recommandée), ou si vous préférez saisir un chèque annulé en son nom.

6. Côté locataire

Une fois vos démarches de préparation du loyer terminées, un courriel sera envoyé à votre locataire où il pourra consulter les détails du bail. Ils pourront ensuite procéder à la connexion de leur compte bancaire pour configurer les encaissements automatiques de loyers

Ceci est un exemple de ce que le locataire verrait après avoir cliqué sur le lien dans l'e-mail et configuré un compte Plexflow

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Ils peuvent ensuite cliquer sur Connecter votre compte bancaire et suivre les étapes pour se connecter via le portail de leur banque. La plupart des banques canadiennes sont supportés, mais si ils rencontrent des difficultés pour configurer leur compte bancaire, ils peuvent nous contacter via le chat ou par téléphone et nous serons heureux de les aider dans le processus. Vous n'avez pas à vous soucier de les configurer.

Une fois son compte bancaire connecté, il suffit de revenir dans l'onglet Plexflow et de cliquer sur Terminer

Astuce : parfois, les locataires oublient de cliquer sur le bouton Terminer après la connexion de leur compte bancaire. Si c'est le cas, vous pouvez simplement vous rendre sur la page de loyer et commencer le loyer

Mis à jour le : 20/04/2025