Introduction des liste de tâches dans Plexflow AI

Objectif de l’article

Cet article présente Plexflow AI et explique le fonctionnement des listes de tâches intelligentes : à quoi elles servent, comment les configurer, et comment les utiliser au quotidien.

Plexflow AI en bref

Plexflow AI est un concept innovateur qui vise à repenser et moderniser les façons de faire en gestion immobilière.

Dans Plexflow AI, deux éléments sont présentés en capsules :

1. Listes de tâches intelligentes (cette capsule)
2. Chat interactif (capsule suivante)

Qu’est-ce qu’une liste de tâches intelligente ?

Les listes de tâches intelligentes ont deux utilités principales :

• Suivi quotidien des actions à faire : elles affichent clairement les tâches à réaliser dans vos dossiers, par exemple pour les Relevé 31 ou le suivi de demandes de service.
• Automatisation de certaines actions : elles peuvent automatiser des suivis comme les retards de paiement ou certaines étapes lors de l’arrivée de nouveaux locataires (message de bienvenue, rappels importants, etc.).

Avant de commencer : compte principal ou sous-compte

Pour configurer Plexflow AI, il est important de choisir si vous appliquez la configuration :

• au compte principal, ou
• à un sous-compte précis

✅ Recommandation : pour une utilisation optimale, configurez les paramètres sous-compte par sous-compte, afin d’adapter les automatisations à chaque portefeuille.

Accéder aux paramètres de Plexflow AI

1. Sélectionnez le sous-compte désiré.
2. Cliquez sur Plexflow AI.
3. En haut de la page, repérez l’engrenage (⚙️) pour accéder aux paramètres.

C’est dans cette section que vous configurez les paramètres liés aux tâches et aux communications automatisées.

Activer Plexflow AI pour un sous-compte

Dans la page Paramètres, vous pouvez activer ou désactiver Plexflow AI pour le sous-compte.

⚠️ Attention : vérifiez bien le sous-compte sélectionné avant de modifier quoi que ce soit.

Le bouton jaune “Modifier”

Vous verrez un bouton jaune Modifier.

• Ce bouton permet d’ajuster les paramètres propres au sous-compte.
• Si la configuration du sous-compte n’est pas appliquée, ce sont les paramètres du compte principal qui seront pris en considération.

Choisir les méthodes de communication

Après avoir cliqué sur Modifier, vous pouvez définir les méthodes de communication utilisées par Plexflow AI :

• Courriel
• SMS
• Les deux

ℹ️ À défaut de configuration spécifique au sous-compte, ce sont les paramètres du compte principal qui s’appliquent.

Paramètres généraux

Vous pouvez aussi ajuster des paramètres généraux, comme :

• l’heure d’envoi par défaut
• l’heure minimale
• l’heure maximale

Configurer les différentes tâches disponibles

Plus bas, vous retrouvez les types de tâches que vous pouvez activer et configurer :

• Retard de paiement
• Collecte de loyer
• Nouveaux locataires
• Demande de service
• Relevé 31

🎯 Pour cette capsule, on utilise Retard de paiement comme exemple.

Exemple : configuration “Retard de paiement”

1) Définir le nombre de jours avant les avis

En haut de la section, vous choisissez après combien de jours de retard envoyer :

• le premier avis
• le deuxième avis
• le dernier avis

2) Comprendre la liste des tâches (les lignes)

Plus bas, chaque ligne représente une tâche du processus (ex. envoyer un avis, faire un suivi, réviser une stratégie, etc.).

Pour certaines tâches, vous verrez :

• si la tâche est activée
• à qui elle est attribuée
• la section communication (si applicable)

⚠️ Important : les avis de retard s’appliquent autant aux collectes manuelles qu’aux collectes automatiques. Il est donc essentiel d’indiquer dans le système quand un paiement a été fait, afin d’éviter des rappels inutiles.

Attribution : Manuel ou Plexflow AI

Pour certaines tâches, vous avez deux options :

• Manuel : vous réalisez la tâche vous-même
• Plexflow AI : l’action est automatisée

Si vos paramètres sont configurés pour Plexflow AI, certaines tâches seront assignées automatiquement à Plexflow AI par défaut.

Choisir un modèle de communication

Si une tâche est attribuée à Plexflow AI, vous pouvez sélectionner le modèle de communication.

1. Cliquez sur le texte en bleu dans la colonne Communication.
2. Le modèle s’ouvre dans une fenêtre d’aperçu.
3. Vous pouvez choisir :

• • le mode de communication
  • le modèle
  • la langue

⚠️ Attention : si vous sélectionnez un nouveau modèle, vous devez configurer deux versions du message : une version courriel et une version SMS, peu importe le mode de communication utilisé ensuite.

Utiliser la liste de tâches au quotidien

Vue par défaut

Par défaut, l’aperçu affiche les tâches prévues pour la journée courante.

Vous pouvez aussi consulter :

• À venir
• Reporté
• Complété

Filtres disponibles

Vous pouvez filtrer :

• par propriété
• par attribué à (Plexflow AI ou Manuel)
• par type de tâche (retard, collecte, nouveaux locataires, etc.)

La grande liste à droite affiche toutes les tâches à effectuer aujourd’hui. Chaque ligne correspond à une tâche précise, avec son type, la date associée, le locataire ou le dossier concerné, et la propriété liée.

Détail d’une tâche

En cliquant sur une tâche (ex. retard de paiement), vous accédez au détail du processus.

En haut à gauche, vous pouvez :

• compléter la tâche
• reporter la tâche à une autre date

Pour compléter une étape, cochez la case prévue à cet effet. Ensuite, suivez la liste une tâche à la fois pour compléter le dossier.

Mis à jour le : 15/12/2025