Introduction au rôle de gestionnaire dans Plexflow
Introduction de la section Gestion
Après l’introduction à la structure de Plexflow et à la location, cette section est consacrée au rôle de gestionnaire. Elle s’adresse aux personnes qui coordonnent le parc immobilier au quotidien : suivi des paiements, gestion des dépenses, communication avec les locataires et propriétaires, sécurité du compte et utilisation de Plexflow AI pour gagner du temps.
Le rôle exact de gestionnaire peut varier d’une organisation à l’autre. La structure proposée ici sert de repère pour organiser la formation et donner une vue d’ensemble des outils disponibles, sans imposer une seule manière de faire.
Objectifs de cette section
À la fin de cette section, vous serez en mesure de :
- Organiser et sécuriser votre compte Plexflow
- Suivre les paiements et les prélèvements DPA de façon structurée
- Gérer les dépenses d’immeuble et certains cas particuliers comme les loyers subventionnés
- Utiliser les listes personnalisées et la messagerie pour mieux communiquer
- Tirer parti de Plexflow AI comme assistant de gestion et outil d’automatisation
À qui s’adresse cette section
- Gestionnaires d’immeubles ou de portefeuilles
- Coordonnatrices et coordonnateurs en gestion immobilière
- Propriétaires qui gèrent eux mêmes leurs immeubles dans Plexflow
- Toute personne qui supervise les encaissements, dépenses et communications au quotidien
Section 1 Flux monétaires paiements et DPA
Tout ce qui touche les encaissements et prélèvements.
Cette section aide le gestionnaire à configurer, ajuster et corriger les collectes DPA, ainsi qu’à traiter les paiements manuels.
Inscrire une collecte DPA d’une unité dans Plexflow
https://help.plexflow.ca/fr/article/inscrire-une-collecte-dpa-dune-unite-dans-plexflow-1x4yj0z/
Cet article explique comment activer la collecte par débit préautorisé pour un loyer. Il montre comment passer d’une collecte manuelle à une collecte automatique dans Plexflow.
Comment relancer un DPA dans Plexflow
https://help.plexflow.ca/fr/article/comment-relancer-un-dpa-dans-plexflow-m4da41/
Cet article détaille les étapes à suivre lorsqu’un DPA a échoué et que vous devez tenter une nouvelle collecte. Il aide à structurer la relance de façon sécuritaire.
Comment changer le compte bancaire d’un locataire dans Plexflow
Cet article montre comment mettre à jour les informations bancaires d’un locataire utilisées pour les DPA. Il est essentiel lors d’un changement de banque ou de compte.
Comment annuler une collecte automatique dans Plexflow
https://help.plexflow.ca/fr/article/comment-annuler-une-collecte-automatique-dans-plexflow-1qhry30/
Cet article explique comment annuler une collecte automatique à venir. Il est utile lorsque vous devez suspendre ou mettre fin à un DPA programmé.
Reporter une collecte DPA
https://help.plexflow.ca/fr/article/reporter-une-collecte-dpa-tdmn9k/
Cet article décrit comment modifier la date d’un DPA déjà programmé. Il est particulièrement pertinent lorsqu’un locataire demande de repousser un paiement.
Modifier le montant d’une collecte automatique DPA à venir dans Plexflow
Cet article montre comment ajuster le montant d’un DPA à venir sans devoir tout reconfigurer. Il est pratique pour gérer les régularisations ponctuelles.
Comprendre les codes d’erreur DPA
https://help.plexflow.ca/fr/article/comprendre-les-codes-derreur-dpa-1cvf86q/
Cet article aide à interpréter les principaux codes d’erreur liés aux DPA. Il donne des pistes de solution pour corriger la situation avant de relancer une collecte.
Effectuer une collecte manuelle dans Plexflow
https://help.plexflow.ca/fr/article/effectuer-une-collecte-manuelle-dans-plexflow-1clzvlx/
Cet article explique comment consigner un paiement reçu manuellement, par exemple en argent comptant ou par chèque. Il permet de garder le suivi des encaissements à jour même en dehors des DPA.
Section 2 Communication et suivi des dossiers
Comment centraliser et tracer les échanges.
Cette section présente les outils de messagerie, messages certifiés, SMS et listes pour mieux suivre les dossiers.
Messagerie dans Plexflow
https://help.plexflow.ca/fr/article/messagerie-dans-plexflow-4ouwbd/
Cet article présente la messagerie intégrée de Plexflow. Il explique comment envoyer des messages aux locataires et garder une trace centralisée des échanges.
Consulter les messages certifiés envoyés dans Plexflow
https://help.plexflow.ca/fr/article/consulter-les-messages-certifies-envoyes-dans-plexflow-1bvq6sb/
Cet article montre comment retrouver les messages certifiés envoyés avec Plexflow. Il permet de revoir le contenu précis et de vérifier le statut de l’envoi.
Comment intégrer les SMS dans votre plan Plexflow
https://help.plexflow.ca/fr/article/comment-integrer-les-sms-dans-votre-plan-plexflow-2vtx7/
Cet article explique comment activer les SMS dans votre plan. Il décrit les grandes lignes d’utilisation pour joindre les locataires par texto tout en gardant les échanges centralisés.
Comment créer des listes personnalisées dans Plexflow
https://help.plexflow.ca/fr/article/comment-creer-des-listes-personnalisees-dans-plexflow-m3lege/
Cet article montre comment créer des listes à partir de mots clés pour suivre certains types de baux ou de locataires. Ces listes peuvent servir de vue de suivi ou de base pour des envois groupés ciblés.
Section 3 Plexflow AI assistant de gestion et automatisation
Tout ce qui aide le gestionnaire à aller plus vite et mieux analyser.
Cette section présente les outils Plexflow AI qui soutiennent le travail du gestionnaire au quotidien.
Introduction des liste de tâches dans Plexflow AI
https://help.plexflow.ca/fr/article/introduction-des-liste-de-taches-dans-plexflow-ai-110gnun/
Cet article présente les listes de tâches intelligentes de Plexflow AI. Il explique comment les utiliser pour suivre automatiquement certains dossiers et priorités.
Plexflow AI assistant de gestion et référence de votre compte
Cet article décrit le rôle de Plexflow AI comme assistant de gestion. Il montre comment l’IA peut répondre à des questions sur vos unités, loyers, demandes de service et autres données de votre compte.
Plexflow AI recherche de documentation intégrée
https://help.plexflow.ca/fr/article/plexflow-ai-recherche-de-documentation-integree-1cew2jy/
Cet article explique comment utiliser Plexflow AI pour rechercher dans la base de connaissances Plexflow et les ressources de référence. Il aide à trouver rapidement des réponses techniques ou générales.
Automatiser l’inscription de vos dépenses avec Plexflow AI
Cet article montre comment utiliser Plexflow AI pour extraire les informations d’une facture et préparer l’inscription de la dépense dans Plexflow. Il permet de réduire le temps de saisie manuelle.
Utiliser le chat de Plexflow AI comme outil de communication
Cet article présente l’utilisation de Plexflow AI pour rédiger et améliorer vos communications écrites. Il est utile pour préparer des messages plus clairs et adaptés à vos locataires ou propriétaires.
Section 4 Dépenses services rabais et cas particuliers
Les sorties d’argent et les ajustements sur les loyers.
Cette section couvre l’inscription des dépenses, les particularités comme l’OMH, les services et rabais, ainsi que la réutilisation de configurations de bail.
Ajouter une dépense d’immeuble dans Plexflow
https://help.plexflow.ca/fr/article/ajouter-une-depense-dimmeuble-dans-plexflow-1tfebdu/
Cet article explique comment enregistrer une dépense liée à un immeuble. Il contribue à garder une vision claire des coûts et à alimenter les rapports financiers.
Attribuer un service ou un rabais mensuel dans Plexflow
https://help.plexflow.ca/fr/article/attribuer-un-service-ou-un-rabais-mensuel-dans-plexflow-1x1g5t1/
Cet article montre comment ajouter des services récurrents ou des rabais à un loyer. Il permet de refléter fidèlement les ententes du bail dans les montants facturés.
Inscrire les collectes d’un loyer subventionné par l’OMH dans Plexflow
Cet article présente un exemple de configuration pour un loyer subventionné par l’OMH. Il illustre comment gérer deux collectes distinctes et éviter les doublons de dates.
Sauvegarder les informations d’un bail pour simplifier les prochaines créations
Cet article explique comment réutiliser des paramètres de bail pour créer plus rapidement d’autres baux similaires. Il est utile pour les portefeuilles avec des configurations répétitives.
Introduction aux loyers commerciaux
https://help.plexflow.ca/fr/article/introduction-aux-loyers-commerciaux-1gjmj8j/
Cet article donne un aperçu des particularités des loyers commerciaux par rapport aux loyers résidentiels. Il est pertinent pour gérer les cas commerciaux et leurs particularités dans Plexflow.
Section 5 Relevés fiscaux et structure de propriété
Ce qui touche la conformité et la bonne attribution des revenus.
Cette section vient compléter le rôle du gestionnaire en reliant la structure de propriété aux obligations fiscales.
Attribution des propriétaires dans Plexflow
https://help.plexflow.ca/fr/article/attribution-des-proprietaires-dans-plexflow-14ipyqf/
Cet article explique comment associer les bons propriétaires aux immeubles. Il s’agit d’une étape clé pour que les rapports et documents fiscaux reflètent la bonne structure.
Relevé 31 comprendre et générer vos relevés dans Plexflow
Cet article présente le Relevé 31, qui doit le produire et comment le générer dans Plexflow. Il rappelle aussi les points de vigilance avant de finaliser les envois aux locataires.
Mis à jour le : 17/11/2025
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