📊 Aperçu

[APER-01] Q : À quoi sert l’Aperçu ?

R : À visualiser en un coup d’œil vos indicateurs clés : revenus, loyers, vacance, unités, tendances.

[APER-02] ❓ Est-il possible d’ajouter une caractéristique à un immeuble ou à un appartement ?

🏢 Réponse : Pour l’instant, il n’est pas encore possible d’ajouter une caractéristique directement à un immeuble ou à un appartement dans Plexflow.

Cependant, il est possible d’ajouter une caractéristique à un bail en utilisant les listes personnalisées.

👉 Consultez cet article pour apprendre à les créer :

Comment créer des listes personnalisées dans Plexflow

💡 Astuce : vous pouvez aussi utiliser la section Notes de l’unité pour indiquer des particularités temporaires (ex. compteur d’eau, chauffage inclus, etc.).

💬 Messagerie

[MSG-01] Q : Où envoyer un message à un locataire ?

R : Allez dans Messagerie, choisissez le locataire et sélectionnez Courriel ou SMS.

[MSG-02] Q : Les locataires peuvent-ils répondre ?

R : Oui.

• Ils reçoivent vos communications et peuvent répondre directement depuis leur compte locataire sur le portail Plexflow; la conversation apparaît dans la Messagerie (fil de discussion).
• Si l’intégration SMS est activée dans votre plan, les locataires peuvent aussi répondre par texto; leurs messages SMS sont automatiquement regroupés dans la même conversation de la Messagerie.

➡️ Guide pour activer l’intégration SMS : https://help.plexflow.ca/fr/article/comment-integrer-les-sms-dans-votre-plan-plexflow-2vtx7/

[MSG-03] Q : Comment savoir si un message a été lu ?

R : L’indicateur “Lu” apparaît dans la conversation (courriel) ou l’historique (SMS).

💳 Paiements et Suivi

[PAY-01] Q : Quelles méthodes de paiement sont supportées ?

R : Chèque, Comptant, E-Transfer, Virement bancaire, PPA, Subvention, “Autre”, etc.

[PAY-02] Q : Peut-on enregistrer deux paiements pour un même loyer (colocs) ?

R : Non, pas encore pris en charge : un loyer = un paiement.

[PAY-03] Q : Où voir les dépôts et bordereaux ?

R : Paiements → “Bordereaux de dépôt” (avec détails et export).

[PAY-04] Comment inscrire un paiement de loyer pour un mois qui n’apparaît pas, comme octobre ?

🏠 Réponse : Si le mois n’apparaît pas encore dans la liste des loyers, vous devez d’abord ajouter un loyer à venir.

Une fois le loyer créé, vous pourrez ensuite collecter le montant :

• soit en effectuant une collecte manuelle,
• soit en utilisant la collecte automatique si elle est activée.

[PAY-05] Suis-je en mesure d’inclure les frais lorsqu’une transaction est refusée au locataire?

💳 Réponse : Oui, lorsque vous relancez la collecte DPA, une option permet d’inclure les frais associés au paiement refusé.

Vous pouvez donc choisir de facturer ces frais directement au locataire, selon l'entente prise avec le locataire.

🔗 Pour connaître la procédure complète : Comment relancer une collecte DPA dans Plexflow

🛠️ Demandes de service

[DEM-01] Q : Comment créer une demande de service ?

R : Demandes → “Créer une demande de service”, renseignez Titre, Propriété, Unité, Catégorie, etc.

[DEM-02] Q : Peut-on ajouter un gestionnaire à une demande ?

R : Oui, utilisez le champ Gestionnaire dans le formulaire.

[DEM-03] Q : Où suivre le statut (ouvert, en cours, à réviser, etc.) ?

R : Dans Demandes → onglets de statut (Ouvert, Travail en cours, À planifier, Fermée…).

[DEM-04] Q : Comment joindre des fichiers (photos, PDF) ?

R : Dans la demande, section Attachement → “Choisir”, taille max indiquée.

[DEM-05] Q : Puis-je planifier des demandes récurrentes ?

R : Oui, via le champ Récurrence (Jamais / hebdo / mensuel / personnalisé).

📅 Calendrier

[CAL-01] Q : Que trouve-t-on dans le Calendrier ?

R : Départs/arrivées, remises de clés, interventions, échéances et événements.

[CAL-02] Q : Le calendrier affiche-t-il les départs locataires ?

R : Oui, les dates confirmées de départ apparaissent automatiquement dans le calendrier.

Si la date réelle diffère de celle inscrite au bail, vous pouvez l’ajouter ou la corriger dans la section “Métadonnées” de l’unité ou du bail afin qu’elle s’affiche correctement dans le calendrier.

[CAL-03] Q : Peut-on créer une demande depuis le calendrier ?

R : Non

🧾 Enquêtes de location

[ENQ-01] Q : À quoi sert la section Enquêtes de location ?

R : À gérer les dossiers TAL, pré-locations, rapports de crédit, antécédents, etc.

ENQ-02] Q : Où suivre l’état d’une enquête ?

R : Enquêtes → filtrez par statut (à faire, en cours, complétée).

[ENQ-03] J’ai déjà acheté une enquête de crédit, mais je ne la retrouve pas. Que faire ?

🧾 Réponse : Lorsque vous lancez une nouvelle enquête de crédit, vous aurez la possibilité de sélectionner une enquête préachetée plutôt que d’en acheter une nouvelle.

⚠️ Attention : assurez-vous d’être dans le bon sous-compte avant d’acheter un lot d’enquêtes de crédit, car celles-ci sont associées uniquement au sous-compte utilisé lors de l’achat.

📈 Rapports

🗂️ Données

[DAT-01] Q : Que contient la section Données ?

R : Fichiers, dossiers, photos, partages et historique des documents.

[DAT-02] Q : L’historique des modifications est-il visible ?

R : Oui, via l’onglet Historique du document/dossier.

[DAT-03] Q : Puis-je créer des dossiers par propriété ?

R : Oui, créez une arborescence par propriété, unité ou type de document.

DAT-04] Q : Taille limite par fichier ?

R : Affichée au moment de l’upload (ex. 12 Mo pour certaines pièces).

🖊️ Baux et signature

[BAIL-01] Q : Puis-je ajouter des services (stationnement, électros, rabais) ?

R : Oui, via l’onglet Services du bail (montants récurrents/ponctuels).

📦 Opérations en lot

[OPL-01] Q : À quoi sert “Opérations en lot” ?

R : À appliquer des actions massives (communications, renouvellements, collectes, etc.).

[OPL-02] Q : Peut-on notifier plusieurs locataires d’un coup ?

R : Oui, via Communiqué (sélection par propriété/statut).

[OPL-03] Q : Peut-on appliquer des hausses groupées ?

R : Oui, avec les opérations massives de Renouvellement.

🧩 Compte

[CPT-01] Q : Où changer la langue (FR/EN) ?

R : Menu Profil 👤 → EN / FR

[CPT-02] Q : Où modifier préférences et notifications ?

R : Mon compte → Préférences (dates de facturation, SMS, e-mails, frais d’échec, etc.).

[CPT-03] Q : Pourquoi je ne vois pas l’onglet “Plan” ?

R : L’onglet Plan n’apparaît que pour les comptes Admin.

[CPT-04] Q : Où gérer mon abonnement/facturation ?

R : Mon compte → Facturation (plan, renouvellement, paiements).

[CPT-05] Q : Comment se déconnecter ?

R : Menu Profil 👤 → Déconnexion.

🔐 Sécurité & accès

[SEC-01] Q : Où activer la MFA (double authentification) ?

R : Sécurité & accès → MFA → “Activer maintenant”.

[SEC-02] Q : Comment créer des rôles et permissions ?

R : Sécurité & accès → Rôles → “Nouveau rôle” → attribuez les permissions.

[SEC-03] Q : Comment inviter un membre de l’équipe ?

R : Organisation → “Ajouter un utilisateur” (rôle et équipe requis).

[SEC-04] Q : Peut-on restreindre l’accès par propriété ?

R : Oui, via les Rôles/Permissions ou les Équipes.

[SEC-05] Q : Où voir le journal d’audit ?

R : Rapports → Audit (actions, dates, exécutants).

🔌 Intégration

[INTG-01] Q : Quelles intégrations sont proposées ?

R : QuickBooks, SMS, et d’autres selon votre plan.

[INTG-02] Q : Comment connecter QuickBooks ?

R : Intégration → QuickBooks → “Connecter” et suivez l’assistant.

[INTG-03] Q : L’intégration SMS est-elle incluse ?

R : Non toujours — activez-la dans Plan/Intégrations si disponible.

[INTG-04] Q : La synchronisation comptable est automatique ?

R : Oui, après liaison QuickBooks (paramétrable).

🧠 Intelligence artificielle (IA)

[IA-01] Q : À quoi sert l’IA dans Plexflow ?

R : Automatisation (rappels, tâches), pré-classement, assistance contextuelle.

[IA-02] Q : L’IA peut-elle créer des tâches automatiquement ?

R : Oui, selon des déclencheurs (retards, renouvellements, demandes).

[IA-03] Q : L’IA envoie-t-elle des messages ?

R : Oui, pour des rappels configurés (ex. paiement à venir).

[IA-04] Q : L’IA respecte-t-elle la confidentialité ?

R : Oui, elle opère selon la politique de sécurité et de protection des données du service.

Mis à jour le : 09/10/2025