Avant-propos

Il existe trois façons de gérer les signatures électroniques dans Plexflow :

1. ✅ Lors de la création d’un bail électronique (la signature est intégrée dans le processus).
2. ✅ Depuis le module Signature principal (pour envoyer un document séparé ou créer un modèle réutilisable).
3. ✅ Depuis l’unité elle-même (un raccourci vers la section Signature attachée à ce logement précis).

Dans ce guide, nous allons voir comment créer un document de signature à partir du module Signature principal.

Étape 1 – Accéder au module Signature

1. Connectez-vous à votre compte Plexflow.
2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Signature.
3. Vous arrivez à la fenêtre de création (comme sur l’image ci-dessous).

Étape 2 – Attacher au loyer (optionnel)

• Si le document concerne un locataire précis, utilisez la barre de recherche pour retrouver l’adresse de l’unité ou le nom du locataire.
• Sinon, vous pouvez laisser ce champ vide.

Étape 3 – Ajouter des destinataires

1. Cliquez sur Ajouter un destinataire.
2. Entrez le nom et l’adresse courriel des personnes qui doivent signer.
3. Ajoutez tous les signataires nécessaires (propriétaire, locataire, partenaire, etc.).

💡 Recommandation pour les gabarits :

Si vous créez un modèle réutilisable, n’entrez pas tout de suite les vrais noms des locataires. Utilisez plutôt des termes génériques comme :

• Locataire A
• Locataire B
• Propriétaire

Cela vous permettra de réutiliser le gabarit plus facilement dans le futur.

Étape 4 – Ajouter le document

1. Cliquez sur Ajouter un document et téléversez le fichier PDF que vous souhaitez faire signer.
2. Une fois le document ajouté, il apparaîtra dans la liste (comme ci-dessous).
3. Cliquez sur Définir des signatures pour placer les champs de signature, date ou initiales directement dans le PDF.
4. Si vous avez ajouté plusieurs signataires, vous pourrez assigner un champ de signature à chacun (ex. Locataire A, Propriétaire).
5. Si nécessaire, utilisez la corbeille rouge pour supprimer un document et en téléverser un nouveau.

👉 Conseil pratique :

• Pour les gabarits, utilisez des noms génériques (Locataire A, Locataire B) afin de réutiliser facilement le modèle plus tard.

Étape 5 – Placer les signatures

Après avoir cliqué sur Définir des signatures, vous pouvez insérer différents champs directement dans le document. Ces champs servent soit à recueillir une information du signataire, soit à ajouter une donnée fixe fournie par le gestionnaire.

Les choix disponibles :

• ✍️ Signature : champ pour que le signataire appose sa signature électronique officielle.
• 🔤 Initiales : permet au signataire d’inscrire uniquement ses initiales, souvent utilisées pour valider une clause précise.
• 🗓️ Date : insère automatiquement la date au moment de la signature, sans intervention du signataire.
• 👤 Nom : affiche le nom complet du signataire tel qu’enregistré dans Plexflow.
• 📝 Texte : texte fixe ajouté par le gestionnaire (ex. montant du rabais, condition particulière). Le signataire ne peut pas le modifier.
• ⌨️ Entrée de texte : champ libre à remplir par le signataire (ex. ajouter une note, inscrire un numéro de téléphone ou préciser une information demandée).
• 📧 Email : affiche automatiquement l’adresse courriel du signataire.

👉 Astuce pratique :

• Utilisez Texte pour indiquer une information connue d’avance et figée.
• Utilisez Entrée de texte pour demander une réponse ou un renseignement directement au signataire.

Étape 6 – Ajouter un message et configurer les rappels

Avant d’envoyer le document, vous pouvez personnaliser le courriel que recevront les signataires et définir la fréquence des rappels.

1. Sujet du courriel

• Par défaut, le sujet reprend le nom du document (ex. Signature de document : Entente rabais.pdf).
• Vous pouvez le modifier pour plus de clarté (ex. Veuillez signer l’entente de rabais pour l’unité 101).

2. Message du courriel

• Ajoutez un texte personnalisé pour expliquer le contexte du document.
• Exemple : Bonjour, merci de signer l’entente ci-jointe afin de confirmer le rabais convenu.

3. Fréquence des rappels

• Vous pouvez activer ou désactiver l’envoi automatique de rappels aux signataires.
• Si activé, choisissez la fréquence (ex. un rappel tous les 10 jours tant que le document n’est pas signé).
• Pratique pour éviter les retards de signature.

Étape 7 – Suivre l’avancement une fois le document envoyé

Une fois le document envoyé, vous pouvez en suivre le statut directement dans Plexflow.

Informations visibles :

• 📄 Nom du document (ex. Entente rabais.pdf).
• 🆔 ID de l’enveloppe (identifiant unique du processus de signature).
• 🕒 Date et heure d’envoi ainsi que la dernière modification.
• 📬 Liste des signataires avec leur statut en temps réel.

Statuts possibles pour chaque signataire :

• ⏳ En attente : le courriel a été envoyé mais le signataire n’a pas encore signé.
• ✅ Signé : le signataire a complété la signature.
• ❌ Expiré : le document n’a pas été signé ou a été rejeté.

Actions disponibles :

• Corriger : permet de modifier le document ou les destinataires avant finalisation.
• Renvoyer : réenvoie le courriel de signature si le signataire ne l’a pas reçu ou a tardé à signer.
• Afficher l’email certifié : visualiser la preuve d’envoi et de réception du courriel au signataire.

Mis à jour le : 22/09/2025