Comment utiliser le module Inspection dans Plexflow

Le module Inspection de Plexflow permet de documenter de façon structurée l’état d’un logement ou d’une propriété.
Il peut notamment être utilisé lors :

• de l’arrivée d’un nouveau locataire;
• du départ d’un locataire;
• d’une inspection périodique;
• ou simplement lorsqu’on souhaite documenter l’état d’un logement.

L’objectif est de conserver au même endroit les observations, commentaires et photos prises lors de l’inspection.

🧭 Étape 1 — Accéder au module Inspection

Dans le menu principal de Plexflow, accédez à la section Inspection.
Vous pourrez y consulter les inspections déjà réalisées ainsi que créer une nouvelle inspection.

➕ Étape 2 — Créer une inspection

Créez une nouvelle inspection et sélectionnez le logement que vous souhaitez inspecter.
L’inspection sera ainsi associée au bon immeuble et à la bonne unité dans Plexflow.
💡 Conseil : Assurez-vous de sélectionner le bon logement avant de commencer afin que les informations et les photos soient enregistrées au bon endroit.

🏠 Étape 3 — Effectuer l’inspection du logement

Une fois l’inspection commencée, vous pouvez parcourir les différents éléments du logement et documenter leur état.
L’objectif est de créer un portrait aussi précis que possible de la situation au moment de l’inspection.
Pour chaque élément, vous pouvez notamment documenter :

• l’état général;
• les anomalies constatées;
• les dommages existants;
• vos observations;
• ainsi que tout autre élément pertinent.

📸 Ajouter des photos

Vous pouvez ajouter des photos directement dans l’inspection afin de conserver une preuve visuelle de l’état du logement.
Il est recommandé de prendre :

• une photo générale de chaque pièce;
• des photos rapprochées lorsqu’un dommage ou une anomalie est constaté;
• plusieurs angles lorsque nécessaire.

💡 Lorsqu’une photo montre un dommage, ajoutez également un commentaire précis pour expliquer ce qui doit être observé.
Par exemple :

Marque sur le plancher près de la porte d’entrée.

sera beaucoup plus utile qu’un simple commentaire comme :

Plancher endommagé.

📝 Ajouter des commentaires et observations

Les commentaires permettent d’ajouter du contexte aux photos et à l’état constaté.
Essayez d’être aussi précis que possible.
Vous pouvez par exemple documenter :

• une fissure;
• une marque sur un mur;
• l’état d’un comptoir;
• une porte endommagée;
• l’état des planchers;
• un équipement fourni avec le logement;
• ou une réparation qui devra être effectuée.

Ces informations permettront de retrouver facilement l’état du logement plusieurs mois ou plusieurs années plus tard.

✅ Finaliser l’inspection

Une fois le logement entièrement vérifié, révisez les informations inscrites avant de terminer l’inspection.
Assurez-vous notamment que :

• les principales pièces ont été inspectées;
• les anomalies importantes sont documentées;
• les commentaires sont suffisamment précis;
• les photos nécessaires ont été ajoutées.

Vous pourrez ensuite finaliser l’inspection.

📂 Conserver l'état des lieux dans Plexflow

L’un des principaux avantages du module Inspection est de conserver l’état des lieux avec les informations liées au logement et au dossier locatif.
Vous évitez ainsi de devoir retrouver plusieurs années plus tard des photos dans un téléphone, des notes dans un autre système ou un ancien échange de courriels.
Vous disposez plutôt d’une référence centralisée permettant de retracer l’état du logement au moment de l’inspection.

🔄 Inspection d’entrée et inspection de sortie

Une bonne pratique consiste à effectuer une inspection :
À l’arrivée du locataire
Pour documenter l’état initial du logement et les dommages déjà présents.
Au départ du locataire
Pour documenter à nouveau le logement et faciliter la comparaison avec son état initial.
Cette façon de faire permet de conserver un historique beaucoup plus clair de l’évolution du logement.

Mis à jour le : 17/09/2026