Les débits préautorisés permettent de prélever automatiquement le loyer dans le compte bancaire du locataire.

Pour programmer une collecte automatique dans Plexflow, trois étapes doivent être complétées :

1. Valider le compte bancaire du propriétaire
2. Configurer le compte bancaire du locataire
3. Programmer la collecte automatique par débit préautorisé

1. Valider le compte bancaire du propriétaire

Avant de pouvoir programmer des débits préautorisés, le compte bancaire dans lequel les fonds seront déposés doit être vérifié.

Sélectionner le sous-compte

Accédez à votre plateforme Plexflow et sélectionnez le sous-compte dans lequel vous souhaitez configurer le compte bancaire.

Chaque sous-compte Plexflow est associé à un compte bancaire distinct. Assurez-vous donc de sélectionner le bon sous-compte avant de commencer.
Une fois le sous-compte sélectionné :

1. Cliquez sur l’icône du profil située en haut à droite.
2. Sélectionnez « Mon compte ».
3. Rendez-vous dans la rubrique « Intégrations ».
4. Cliquez sur « Vérifier votre compte ».

Un formulaire composé de trois sections s’affichera.

Section 1 - Société de gestion (Compte principal)

• Nom légal de la société de gestion ou de l’entité principale

➝ Ce nom doit correspondre exactement à l’information enregistrée au REQ (Registraire des entreprises du Québec).
➝ Si vous agissez comme propriétaire autonome, vous pouvez simplement indiquer votre nom personnel.

• Adresse principale de l’entreprise.
• Téléphone pour les questions liées au compte.
• Courriel pour la signature du contrat.
• Spécimen de chèque du compte principal de gestion.

Section 2 - Informations du propriétaire (Sous-compte)

• Nom du propriétaire (Compagnie) associé au sous-compte.
• Pièces d’identité gouvernementale qui inclut votre nom complet et votre adresse résidentielle.
• Indiquer si le contact administratif ou le signataire autorisé est différent du propriétaire.

➡️ Si vous répondez “Oui” à l’une de ces questions, vous devrez fournir les informations suivantes :

• Nom du contact administratif*
• Pièce d’identité du contact administratif avec adresse*
• Deuxième pièce d’identité du contact administratif*

Section 3 - Informations bancaires (Portefeuille de compagnie)

• Nom de l’entreprise tel qu’enregistré au REQ.
• Nom abrégé (max. 15 caractères, apparaîtra sur les relevés bancaires des locataires).

➝ Ce nom correspond à celui qui s’affichera sur les relevés bancaires des locataires lors de la collecte de loyer par DPA.

• Adresse physique d’une propriété associée.

➝Seulement une est demandée

• Compte de taxes foncières de la propriété.

➝ Un seul compte pour l'ensemble des immeubles est exigé.

• Spécimen de chèque au nom du titulaire.
• Numéro REQ (si applicable).
• Indiquer si le compte bancaire est au nom d’un tiers (ex. un client).
• Nombre d’unités sous gestion.

👉 Exemple : Gestion Immobilière Inc., REQ #1178654321.

2. Configurer le compte bancaire du locataire

Une fois le compte bancaire du propriétaire validé, vous pouvez configurer le compte bancaire du locataire.
Ouvrez la fiche du logement concerné, puis consultez la rubrique « Loyer à venir ».
Si le loyer est configuré en collecte manuelle, cela signifie que les paiements sont actuellement encaissés à l’extérieur de Plexflow.
Pour convertir le loyer en collecte automatique, la validation du compte bancaire du propriétaire doit obligatoirement être terminée.
Une fois le compte validé, un bouton vert apparaîtra et vous permettra de configurer les paiements automatiques.
Vous aurez alors deux possibilités.

Envoyer une invitation au locataire

La première option consiste à envoyer une invitation au locataire.
Celui-ci recevra un courriel l’invitant à configurer son paiement. Il devra cliquer sur « Configurer paiement », puis suivre les étapes pour ajouter lui-même ses informations bancaires.

Inscrire les informations bancaires du locataire

La deuxième option consiste à saisir vous-même les informations figurant sur le spécimen de chèque du locataire.
Prenons l’exemple d’un spécimen de chèque Desjardins.

Numéro de transit

Le numéro de transit est composé de cinq chiffres. Il correspond à la succursale bancaire du locataire.

Numéro d’institution

Le numéro d’institution est composé de trois chiffres et se trouve généralement au centre de la ligne de chiffres.
Pour Desjardins, le numéro d’institution est généralement 815.
Attention à ne pas le confondre avec le numéro du chèque. Le numéro du chèque apparaît habituellement au début de la ligne de chiffres et correspond au numéro inscrit dans le coin supérieur droit du chèque.
Complétez ensuite les autres informations bancaires demandées et enregistrez-les.

3. Programmer une collecte automatique

Ouvrez la fiche du loyer afin d’accéder aux collectes automatiques.
Cette procédure concerne uniquement les collectes automatiques par débit préautorisé. Les collectes manuelles sont abordées dans une autre procédure.

À partir de la fiche du loyer, vous pourrez vérifier que :

• le compte bancaire du locataire a bien été ajouté;
• les quatre derniers chiffres du compte sont visibles;
• les collectes automatiques sont activées.

Comprendre la rubrique « Loyer à venir »

La rubrique « Loyer à venir » permet de suivre les différentes étapes du paiement et d’ajouter de nouvelles collectes au besoin.
Analysons les principales colonnes.

Date de facturation

La date de facturation correspond à la date à laquelle le loyer est dû.
Autrement dit, il s’agit de la date de paiement attendue, généralement prévue au bail ou établie dans une autre entente avec le locataire.

Date de paiement

La date de paiement correspond à la date à laquelle la collecte sera effectuée.
Il s’agit donc du moment où le prélèvement sera lancé dans le compte bancaire du locataire.

Montant

La colonne « Montant » indique la somme qui sera perçue lors de la collecte.
Par exemple, si le loyer mensuel est de 1 600 $, un montant de 1 600 $ sera prévu à chaque date de collecte.

Statut

La colonne « Statut » indique l’état de la collecte.
Vous pourriez notamment voir les statuts suivants :

• collecte manuelle;
• virement bancaire automatique;
• virement bancaire en cours;
• payé;
• en retard;
• incomplet.

Convertir une collecte manuelle en collecte automatique

Pour modifier une collecte manuelle :

1. Survolez la période concernée.
2. Cliquez sur le bouton jaune « Modifier ».
3. Sélectionnez « Virement bancaire automatique » comme mode de paiement.
4. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Une date de paiement sera alors affichée et le statut indiquera maintenant « Virement bancaire automatique ».
Si la collecte est prévue pour le lendemain, le système peut temporairement afficher le statut « En retard ». Le statut sera mis à jour lorsque le virement sera amorcé.

Programmer une collecte à une autre date

Il est également possible de programmer une collecte à une date différente.
Par exemple, un locataire pourrait souhaiter que son loyer soit prélevé le 4 août plutôt que le 1er août.
Pour modifier la date :

1. Survolez la période concernée.
2. Cliquez sur le bouton jaune « Modifier ».
3. Sélectionnez « Reporter à une nouvelle date ».

Vous aurez alors deux options :

• modifier la date de facturation;
• modifier la date de paiement.

Modifier la date de facturation

La date de facturation correspond à la date convenue à laquelle le loyer est dû.
Elle devrait généralement correspondre à la date prévue au bail ou à une autre entente conclue avec le locataire.

Modifier la date de paiement

La date de paiement correspond au moment où vous souhaitez effectuer la collecte.
Dans notre exemple, la date de facturation demeure le 1er août, mais la date de paiement est déplacée au 4 août.
Comme le loyer est dû le 1er août et que le paiement est prévu le 4 août, le système considérera que le paiement a été effectué en retard.
Une fois la nouvelle date sélectionnée, cliquez sur « Modifier » afin d’enregistrer les changements.
La nouvelle date prévue pour l’encaissement apparaîtra ensuite dans la rubrique « Loyer à venir ».

Comprendre le processus après une collecte DPA

La majorité des clients Plexflow utilisent l’option d’avance de fonds, qui permet un dépôt dès le jour suivant. Il est donc important de comprendre les différentes étapes du processus.

Virement bancaire en cours

Le jour prévu de la collecte, le statut « Virement bancaire en cours » s’affichera dans Plexflow.
Selon les jours ouvrables, ce statut peut demeurer affiché pendant un à trois jours.

Paiement confirmé

Le jour suivant la collecte, le statut du loyer peut passer à « Payé » dans Plexflow puisque les fonds ont été déposés dans le compte bancaire du propriétaire.
Vous pouvez également consulter la rubrique « Factures » afin de suivre le statut de la facture et l’avancement du paiement.

Erreur de collecte

Une erreur de collecte peut être signalée plusieurs jours après la date du prélèvement.
Le délai est généralement d’environ cinq jours, mais il peut varier selon le type d’erreur. Il est donc important de surveiller le statut de la facture même après qu’elle a été indiquée comme payée.
Par exemple, si Plexflow reçoit un code indiquant que les fonds du locataire étaient insuffisants, le statut de la facture passera de « Payé » à « Incomplet ». Le code d’erreur correspondant sera également affiché.
Lorsque le locataire vous aura confirmé que les fonds sont disponibles dans son compte, cliquez sur « Payer » afin de relancer la collecte automatique.

Ajouter une nouvelle collecte

Vous pouvez programmer une collecte supplémentaire en cliquant sur « Ajouter » dans la rubrique « Loyer à venir ».
Assurez-vous de vérifier :

• la date de facturation;
• la date de paiement;
• le montant;
• le mode de paiement;
• les collectes déjà programmées.

Cette vérification permet d’éviter de programmer deux prélèvements pour la même période.

Mis à jour le : 20/07/2026