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# Envoi groupé des avis de renouvellement : guide rapide

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La section **Rapport → Avis de renouvellement** a été pensée pour vous donner une vue claire sur vos avis, centraliser l’envoi, puis faciliter le suivi des réponses — sans devoir jongler entre plusieurs écrans.
> Objectif : **générer → valider → envoyer → suivre** vos avis, au même endroit.

## Avant de commencer
Assurez-vous que :
* Le **bail / loyer** est bien configuré (locataire, dates, informations de l’unité).
* Les **coordonnées du locataire** sont à jour (courriel, nom).
* Vous avez les informations nécessaires pour compléter l’avis (ex. augmentation, reconduction, conditions, etc.).
* Vous respectez les délais applicables selon votre situation (Plexflow aide au suivi, mais ne remplace pas un avis juridique).

## Étape 1 — Ouvrir la section
1. Allez dans **Rapport**
2. Cliquez sur **Avis de renouvellement**
Vous arrivez sur une vue qui regroupe vos avis (selon vos filtres et votre période), avec des indicateurs utiles pour savoir :
* quels avis sont **à préparer**
* lesquels sont **prêts à envoyer**
* lesquels sont **envoyés**
* lesquels ont une **réponse / action requise**

## Étape 2 — Générer vos avis
Dans **Avis de renouvellement**, sélectionnez la période ou les baux visés, puis :
1. Choisissez les **unités / locataires** concernés
2. Lancez la génération des avis
3. Vérifiez que les informations (dates, montants, conditions) correspondent à votre intention
💡 Astuce : faites-le en lot si vous avez plusieurs renouvellements à gérer. Ça évite les oublis.

## Étape 3 — Vérifier avant l’envoi
Avant d’envoyer, prenez 2 minutes pour valider :
* Le bon **locataire** (et son courriel)
* La bonne **unité / adresse**
* Les **dates** (fin de bail, date d’effet)
* Les **montants / changements** indiqués
* Les pièces jointes ou informations supplémentaires, si applicable
✅ Cette étape évite 90% des erreurs (mauvais destinataire, mauvais montant, mauvaise date).

## Étape 4 — Envoyer l’avis
Une fois l’avis prêt :
1. Cliquez sur **Envoyer**
2. Confirmez l’envoi (selon le flux affiché)
3. L’avis est alors marqué comme **envoyé** dans votre suivi
📌 Important : l’envoi via Plexflow permet de garder une trace et de centraliser le suivi, mais conservez toujours vos preuves et documents selon vos besoins.

## Étape 5 — Suivre les réponses et l’état
Après envoi, la section **Rapport → Avis de renouvellement** devient votre tableau de suivi :
* Statut de l’avis (envoyé / en attente / répondu)
* Relances à faire (si nécessaire)
* Vue rapide pour repérer les cas “à traiter”
💡 Astuce : établissez une routine (ex. 2 fois par semaine) pour repérer rapidement les avis sans réponse.

## Bonnes pratiques (recommandé)
* **Envoyez par lots**, puis vérifiez un échantillon avant envoi final si vous avez beaucoup d’unités.
* Ajoutez une **note interne** quand un dossier est particulier (négociation, entente verbale, situation spéciale).
* Faites vos envois **assez tôt** pour vous laisser une marge de manœuvre si un locataire répond tard ou si vous devez corriger un détail.

## Note terminologique
Dans Plexflow, nous privilégions l’utilisation du terme **« avis de renouvellement »** plutôt que **« avis d’augmentation »**.

Le terme « avis de renouvellement » englobe un ensemble plus large d’éléments, tels que la reconduction du bail, les modifications aux conditions, ainsi que toute variation du loyer, incluant une augmentation.

Cela dit, dans la pratique, ces deux expressions sont souvent utilisées de façon interchangeable.