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# Créer un document de signature dans Plexflow

${youtube}[](GhtncdQncLw)


# Avant-propos
Il existe **trois façons** de gérer les signatures électroniques dans Plexflow :
1. ✅ **Lors de la création d’un bail électronique** (la signature est intégrée dans le processus).
2. ✅ **Depuis le module Signature principal** (pour envoyer un document séparé ou créer un modèle réutilisable).
3. ✅ **Depuis l’unité elle-même** (un raccourci vers la section *Signature* attachée à ce logement précis).
Dans ce guide, nous allons voir **comment créer un document de signature à partir du module Signature principal**.


### Étape 1 – Accéder au module Signature
1. Connectez-vous à votre compte Plexflow.
2. Dans le menu de gauche, cliquez sur **Signature**.
3. Vous arrivez à la fenêtre de création (comme sur l’image ci-dessous).

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/9/9/5/a/995a701e47028800/avant-propos_aries.png)
### Étape 2 – Attacher au loyer *(optionnel)*
* Si le document concerne un locataire précis, utilisez la barre de recherche pour retrouver l’**adresse de l’unité** ou le **nom du locataire**.
* Sinon, vous pouvez laisser ce champ vide.

### Étape 3 – Ajouter des destinataires
1. Cliquez sur **Ajouter un destinataire**.
2. Entrez le **nom** et l’**adresse courriel** des personnes qui doivent signer.
3. Ajoutez tous les signataires nécessaires (propriétaire, locataire, partenaire, etc.).

💡 **Recommandation pour les gabarits :**
Si vous créez un **modèle réutilisable**, n’entrez pas tout de suite les vrais noms des locataires. Utilisez plutôt des termes génériques comme :
* *Locataire A*
* *Locataire B*
* *Propriétaire*
Cela vous permettra de réutiliser le gabarit plus facilement dans le futur.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/9/9/5/a/995a701e47028800/etape-3_n4w9eq.png)

### Étape 4 – Ajouter le document
1. Cliquez sur **Ajouter un document** et téléversez le fichier **PDF** que vous souhaitez faire signer.
2. Une fois le document ajouté, il apparaîtra dans la liste (comme ci-dessous).
3. Cliquez sur **Définir des signatures** pour placer les champs de signature, date ou initiales directement dans le PDF.
4. Si vous avez ajouté plusieurs signataires, vous pourrez assigner un champ de signature à chacun (ex. *Locataire A*, *Propriétaire*).
5. Si nécessaire, utilisez la corbeille rouge pour supprimer un document et en téléverser un nouveau.
👉 **Conseil pratique :**
* Pour les gabarits, utilisez des noms génériques (*Locataire A*, *Locataire B*) afin de réutiliser facilement le modèle plus tard.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/9/9/5/a/995a701e47028800/etape-4_2pjicr.png)

### Étape 5 – Placer les signatures
Après avoir cliqué sur **Définir des signatures**, vous pouvez insérer différents champs directement dans le document. Ces champs servent soit à recueillir une information du signataire, soit à ajouter une donnée fixe fournie par le gestionnaire.
### Les choix disponibles :
* **✍️ Signature** : champ pour que le signataire appose sa signature électronique officielle.
* **🔤 Initiales** : permet au signataire d’inscrire uniquement ses initiales, souvent utilisées pour valider une clause précise.
* **🗓️ Date** : insère automatiquement la date au moment de la signature, sans intervention du signataire.
* **👤 Nom** : affiche le nom complet du signataire tel qu’enregistré dans Plexflow.
* **📝 Texte** : texte fixe ajouté par le gestionnaire (ex. montant du rabais, condition particulière). Le signataire **ne peut pas le modifier**.
* **⌨️ Entrée de texte** : champ libre à remplir par le signataire (ex. ajouter une note, inscrire un numéro de téléphone ou préciser une information demandée).
* **📧 Email** : affiche automatiquement l’adresse courriel du signataire.

👉 **Astuce pratique :**
* Utilisez **Texte** pour indiquer une information connue d’avance et figée.
* Utilisez **Entrée de texte** pour demander une réponse ou un renseignement directement au signataire.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/9/9/5/a/995a701e47028800/etape-5_zmmdjj.png)

### Étape 6 – Ajouter un message et configurer les rappels
Avant d’envoyer le document, vous pouvez personnaliser le courriel que recevront les signataires et définir la fréquence des rappels.
### 1. Sujet du courriel
* Par défaut, le sujet reprend le nom du document (ex. *Signature de document : Entente rabais.pdf*).
* Vous pouvez le modifier pour plus de clarté (ex. *Veuillez signer l’entente de rabais pour l’unité 101*).
### 2. Message du courriel
* Ajoutez un texte personnalisé pour expliquer le contexte du document.
* Exemple : *Bonjour, merci de signer l’entente ci-jointe afin de confirmer le rabais convenu.*
### 3. Fréquence des rappels
* Vous pouvez activer ou désactiver l’envoi automatique de rappels aux signataires.
* Si activé, choisissez la fréquence (ex. un rappel tous les 10 jours tant que le document n’est pas signé).
* Pratique pour éviter les retards de signature.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/9/9/5/a/995a701e47028800/etape-6_r6rufo.png)
### Étape 7 – Suivre l’avancement **une fois le document envoyé**
Une fois le document envoyé, vous pouvez en suivre le statut directement dans Plexflow.
### Informations visibles :
* 📄 **Nom du document** (ex. *Entente rabais.pdf*).
* 🆔 **ID de l’enveloppe** (identifiant unique du processus de signature).
* 🕒 **Date et heure d’envoi** ainsi que la **dernière modification**.
* 📬 **Liste des signataires** avec leur statut en temps réel.
### Statuts possibles pour chaque signataire :
* ⏳ **En attente** : le courriel a été envoyé mais le signataire n’a pas encore signé.
* ✅ **Signé** : le signataire a complété la signature.
* ❌ **Expiré** : le document n’a pas été signé ou a été rejeté.
### Actions disponibles :
* **Corriger** : permet de modifier le document ou les destinataires avant finalisation.
* **Renvoyer** : réenvoie le courriel de signature si le signataire ne l’a pas reçu ou a tardé à signer.
* **Afficher l’email certifié** : visualiser la preuve d’envoi et de réception du courriel au signataire.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/9/9/5/a/995a701e47028800/etape-7_50xw7f.png)
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# Ancienne vidéo 

${youtube}[](NJtiPeWzy7U)