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# Comment envoyer un avis de renouvellement individuel dans Plexflow

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Cet article explique comment préparer et envoyer un **avis de renouvellement individuel** dans Plexflow, en suivant un processus simple en **trois étapes** :
1. compléter le contenu, 
2. choisir le modèle et signer, 
3. envoyer l’avis au locataire.
> 💡 **À savoir**
> Plexflow permet aussi d’envoyer des avis de renouvellement **en lot** (avis groupés pour plusieurs logements). Cet article porte uniquement sur les **avis individuels**.

# 1. Étape 1 – Compléter le contenu de l’avis de renouvellement
La première étape consiste à préparer toutes les informations de base de l’avis de renouvellement.
### 1.1 Accéder à la fiche du loyer
1. À partir de votre **tableau de bord**, sélectionnez :
    * la **propriété** concernée;
    * la **bonne unité**;
    * la **période de loyer** visée par le renouvellement.
2. Vous arrivez ensuite dans la **fiche du loyer**.
Cliquez sur l’onglet **Renouvellement** pour accéder au module des avis de renouvellement individuels.
### 1.2 Informations du propriétaire
Dans la section propriétaire, vous pouvez :
* vérifier ou saisir le **nom** du propriétaire;
* inscrire le **numéro de téléphone**;
* confirmer l’**adresse civique**.
Ces informations serviront à personnaliser les documents de renouvellement.
### 1.3 Détails du renouvellement
Vous devez ensuite compléter les éléments principaux du renouvellement :
* la **nouvelle période de location** (dates de début et de fin);
* la **date d’entrée en vigueur** du nouveau loyer;
* le **nouveau montant de loyer**.
### 1.4 Grille du Tribunal administratif du logement (TAL)
Plexflow vous permet de consulter l’**augmentation suggérée par le Tribunal administratif du logement** à l’aide de la grille officielle.
* Si vos **dépenses** sont saisies dans la **propriété** ou dans l’**unité**, la grille se **complète automatiquement**.
* Vous pouvez ensuite **imprimer** ou **enregistrer** la grille pour la présenter au locataire et conserver une preuve du calcul.
### 1.5 Services ajoutés au renouvellement
Vous pouvez ajouter des **services** qui seront inclus dans le renouvellement, par exemple :
* un **stationnement** supplémentaire;
* un **service Internet**;
* tout autre service offert pour ce logement.
Pour chaque service, vous pouvez choisir de l’**afficher ou non** dans l’avis de renouvellement, à l’aide du petit icône en forme d’œil.
### 1.6 Modifications aux conditions du bail
Une section est prévue pour détailler les **modifications aux conditions** du bail, par exemple :
* un **nouveau mode de paiement**;
* un **règlement particulier** ajouté ou modifié.
C’est l’endroit où préciser clairement ce qui change par rapport au bail actuel.
### 1.7 Courriel du locataire et historique
Dans cette même page, vous pouvez :
* **confirmer le courriel du locataire**, utile si vous prévoyez un **envoi par courriel certifié Plexflow**;
* consulter l’**historique des renouvellements** créés à partir de cette fiche, afin de voir ce qui a déjà été préparé ou envoyé.
Une fois toutes ces informations complétées, cliquez sur **« Préparer les documents »**.
Plexflow enregistre alors le contenu de l’avis pour l’appliquer à un modèle.

# 2. Étape 2 – Choisir le modèle, ajouter les annexes et signer
La deuxième étape consiste à choisir le **modèle de document**, ajouter les **annexes** nécessaires, puis **signer** l’avis de renouvellement.
### 2.1 Choisir le modèle de l’avis
Dans Plexflow, vous avez **deux options** :
* utiliser le **modèle par défaut** du **Tribunal administratif du logement**;
* utiliser un **modèle personnalisé** créé dans le module **Signatures** de Plexflow.
À cette étape :
* vous pouvez choisir un **modèle déjà configuré**, ou
* cliquer sur **« Utiliser votre propre modèle »** pour créer un **nouveau modèle** (ajout de champs, signatures, puis enregistrement comme gabarit pour usage futur).
📝 **Par défaut**
Si aucun modèle n’est sélectionné, le **formulaire officiel du Tribunal administratif du logement** sera utilisé automatiquement.
### 2.2 Choix de la langue (modèle TAL)
Si vous utilisez le modèle du **Tribunal administratif du logement**, c’est également dans cette étape que vous pouvez **choisir la langue** du document (français ou anglais, selon ce qui est proposé dans votre compte).
### 2.3 Ajouter des annexes
Plexflow vous permet d’attacher des **annexes** qui suivront le modèle principal, par exemple :
* les **règlements de l’immeuble**;
* une **politique de stationnement**;
* des **documents spécifiques** à la propriété.
Vous pouvez :
* téléverser un document à partir de votre **ordinateur**;
* ou choisir un **modèle d’annexe** déjà existant dans l’onglet des modèles.
### 2.4 Signature de l’avis
Avant de passer à l’envoi, vous devez :
1. Vérifier le **contenu** de l’avis (montant, périodes, services, conditions, etc.);
2. Confirmer le **modèle** choisi (TAL ou personnalisé);
3. **Signer** l’avis de renouvellement dans Plexflow.
Cette signature confirme le contenu qui sera envoyé au locataire.

# 3. Étape 3 – Choisir le mode d’envoi et les options de suivi
La troisième étape concerne l’**envoi** de l’avis de renouvellement au locataire et la gestion du **suivi**.
### 3.1 Prévisualiser l’avis
Avant l’envoi, vous pouvez **visualiser** l’avis pour vérifier que tout est conforme :
* montants;
* dates;
* conditions;
* annexes.
Cela vous permet de corriger au besoin avant la transmission officielle.
### 3.2 Envoyer l’avis au locataire
Lorsque tout est prêt, cliquez sur :
**« Envoyer la demande de renouvellement au locataire »**
Vous devez ensuite sélectionner le **mode d’envoi** :
* **Courriel certifié Plexflow**;
* ou **envoi manuel** :
    * par **huissier**;
    * par **courrier recommandé**;
    * **en main propre**, selon vos pratiques.
### 3.3 Courriel certifié Plexflow : rappels et programmation
Si vous choisissez le **courriel certifié Plexflow**, vous pouvez :
* définir la **fréquence des rappels** envoyés au locataire pour l’inviter à signer;
* choisir entre un **envoi immédiat** ou un **envoi ultérieur** en sélectionnant **« Envoi manuel »**.
Vous pouvez aussi déterminer ce qui se passe en cas de **non-réponse après un mois**, par exemple :
* décider si le **loyer sera automatiquement renouvelé** selon les conditions indiquées.

## Note terminologique
Dans Plexflow, nous privilégions l’utilisation du terme **« avis de renouvellement »** plutôt que **« avis d’augmentation »**.

Le terme « avis de renouvellement » englobe un ensemble plus large d’éléments, tels que la reconduction du bail, les modifications aux conditions, ainsi que toute variation du loyer, incluant une augmentation.

Cela dit, dans la pratique, ces deux expressions sont souvent utilisées de façon interchangeable.